Sabedoria japonesa para gestão de equipes externas

No cenário empresarial, a busca incansável por eficiência é uma jornada de aprimoramento contínuo. Assim, no Japão, foi criada a metodologia dos 5S. Trata-se de uma abordagem comprovada para impulsionar produtividade e organização das empresas.

Ela foi desenvolvida e popularizada por Kaoru Ishikawa e outros especialistas japoneses em qualidade durante a década de 1950.  Posteriormente, foi incorporada por empresas japonesas como parte de sua cultura de qualidade e gestão.

Esta metodologia é simples, mas poderosa. Foca na organização e na constante melhoria, ampliando a eficiência e a produtividade. O melhor: pode ser aplicada com sucesso na gestão de equipes externas. Quer saber como? Continue a leitura!

• O Que São os 5S ?
• Como Aplicar os 5S na Gestão de Equipes Externas?
• Benefícios dos 5S na Gestão de Equipes Externas
• Tecnologias para ajudar no 5S

O Que São os 5S ?

Os 5S é uma abordagem organizacional que se baseia em cinco princípios fundamentais. Cada princípio começa com a letra “S” em japonês, conforme a figura abaixo:

 

Aqui está uma descrição geral de cada princípio:

1. Seiri (Senso de Utilização): Envolve separar itens necessários dos inúteis, reduzindo desperdício de tempo e recursos.
2. Seiton (Senso de Organização): Trata da arrumação eficaz dos itens essenciais, garantindo acesso rápido quando necessário.
3. Seiso (Senso de Limpeza): Foca na manutenção e limpeza de um ambiente de trabalho organizado.
4. Seiketsu (Senso de Padronização): Estabelece procedimentos e padrões claros para manter a organização.
5. Shitsuke (Senso de Disciplina): Envolve manter e aprimorar constantemente os padrões estabelecidos, sustentando a organização e a eficiência.

 

Como Aplicar os 5S na Gestão de Equipes Externas?

Agora que entendemos os princípios dos 5S, vamos explorar como esses conceitos podem ser aplicados à gestão de equipes externas:

1. Seiri (Senso de Utilização): Consiste em separar o necessário do supérfluo. Para colaboradores externos, implica em garantir que tenham acesso apenas aos recursos e ferramentas essenciais. Isto evita excesso de carga e assegura que estejam bem-preparados para suas tarefas.
2. Seiton (Senso de Organização): Trata da ordenação eficaz dos itens prioritários, de modo a proporcionar acesso rápido quando necessário. Isso é de extrema importância para equipes de campo que frequentemente trabalham em locais variados. Contribui para economizar tempo e evitar frustrações na busca por ferramentas ou informações.
3. Seiso (Senso de Limpeza): A manutenção adequada de equipamentos e ferramentas é crucial para serviços externos. A limpeza regular e os cuidados preventivos garantem que tudo funcione de maneira eficiente. Igualmente importante é a limpeza do local onde ocorreu o atendimento externo. Seja durante, ou após o serviço.
4. Seiketsu (Senso de Padronização): Estabelecer procedimentos e padrões claros é fundamental para atendimentos externos. Isso garante que todos compreendam as expectativas, incluindo clientes e colaboradores. Também assegura a consistência na execução das tarefas, evitando falhas de comunicação e retrabalhos.
5. Shitsuke (Senso de Disciplina): Para manter a organização e a eficiência ao longo do tempo é necessário ter disciplina. A equipe externa deve se comprometer a seguir os procedimentos e padrões estabelecidos. Ao mesmo tempo, devem constantemente aprimorar suas práticas de trabalho.

Ao aplicar os princípios dos 5S na gestão de colaboradores externos, as empresas podem otimizar a eficiência, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente. Além disso, uma equipe de campo bem-organizada é mais ágil e capaz de enfrentar desafios de forma eficaz, resultando em maior sucesso e satisfação tanto para a equipe quanto para os clientes.

 

Benefícios dos 5S na Gestão de Equipes Externas

A aplicação dos princípios dos 5S na gestão de equipes externas traz uma série de benefícios para as empresas, como vemos a seguir:

• Aumento da produtividade: A organização e a padronização reduzem o desperdício de tempo e recursos, permitindo que a equipe se concentre nas tarefas essenciais.
• Redução de erros e retrabalho: Com procedimentos padronizados e uma mentalidade de disciplina, os erros são minimizados, resultando em maior eficiência.
• Melhoria da segurança: A manutenção adequada dos equipamentos e veículos ajuda a garantir a segurança da equipe externa.
• Maior satisfação da equipe: Ambientes de trabalho organizados e padronizados tornam o trabalho mais agradável e eficaz, melhorando a satisfação da equipe.
• Economia de recursos: A gestão eficaz dos recursos e a redução do desperdício levam a economias substanciais.

 

Tecnologias para ajudar no 5S 

Portanto, a metodologia dos 5S contribui para uma gestão de serviços externos mais produtiva e eficaz. Para facilitar sua implementação, você pode contar com tecnologia, como por exemplo, o sistema para gestão de equipes externas do Veritime.

A partir de suas funcionalidades, é possível aumentar a eficiência dos serviços externos.

Por exemplo, com a agenda você pode programar e visualizar rapidamente os status dos atendimentos. Com Seu FAQ é possível padronizar as informações.

Com os relatórios gerenciais, você tem acesso ao histórico de cada atendimento. Pode saber com precisão as horas trabalhadas e se foram executadas dentro do prazo.

Já com o mapa de atendimentos, é possível visualizar em tempo real onde está sua equipe externa.

Estas e outras funcionalidades do Veritime ajudam na organização do tempo, otimização dos recursos e padronização dos processos, que são essenciais na filosofia 5S.

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Imagem: Freepik