3 super dicas para aumentar a produtividade da sua equipe externa

Não importa o quão eficiente sua equipe seja. Há sempre maneiras de ajudar a torná-la ainda mais produtiva. Veja abaixo algumas dicas:


1) Otimização do tempo

O dia tem 24 horas para todos. Mas como você executa suas tarefas ao longo destas horas, é que faz toda a diferença.

Otimizar o tempo significa fazer mais tarefas, em menos tempo, com mais eficiência.

Parece impossível? Não se preocupe. Existem ferramentas que podem te ajudar.

A regra número um é começar com o planejamento. Planeje o dia, a semana, o mês, de acordo com seus objetivos.

Veja quais são as metas a cumprir e foque nas prioridades. Distribua as tarefas para sua equipe externa, de preferência usando critérios de localização dos atendimentos e o perfil de cada colaborador.

Para isso, você pode usar o recurso de Categorização do Veritime. Com ele é possível criar categorias para os atendimentos (ex.: prospecção, instalação, entre outras – você pode criar quantas quiser), bem como de seus colaboradores. Além de lhe ajudar a distribuir as tarefas de forma eficiente, este recurso será muito útil na hora de filtrar seu histórico de atendimentos e gerar relatórios.

O Veritime te ajuda também a organizar seu tempo. Com a função Agenda de Atendimentos, você terá um panorama geral das marcações dos atendimentos. Esta visão de tempo de ocupação da sua equipe vai facilitar a sua tomada de decisão.

Por exemplo, você poderá encaminhar um atendimento de emergência para um colaborador que esteja mais próximo ao local do chamado, evitando o deslocamento de outro colaborador. Economia de tempo e recursos: mais pontos para a produtividade!

E por fim, uma dica de ouro para otimizar seu tempo: concentre-se em uma tarefa de cada vez e evite distrações.

E-mails, redes sociais, questões pessoais. Reserve um intervalo do dia só para isto.

Realizar várias tarefas simultaneamente pode resultar em perda de tempo e produtividade, além de comprometer resultados.

2)  Comunicação eficaz

Já deixou de fazer um atendimento porque houve uma falha de comunicação na sua empresa? Ou teve que refazer um serviço?

Quando se lida com uma equipe externa, falhas de comunicação são muito comuns e podem trazer graves problemas às empresas, comprometendo a sua produtividade.

São duas as principais razões para as falhas de comunicação:

  • Falta de processos internos: a informação não está padronizada e acessível.
  • Falta de feedback: o gestor não confirma se o que ele quis passar foi interpretado de forma correta.

Fique atento se o problema é recorrente em sua empresa. Tome cuidado para que não evolua e se torne irreversível.

Uma dica é fazer reuniões frequentes com sua equipe. Diálogo aberto, espaço para sugestões.

Outra dica é usar o Veritime para facilitar os processos de atendimento e evitar falhas de comunicação.

Por exemplo, com a funcionalidade FAQ, você poderá disponibilizar informações para seu colaborador ou seu cliente consultar na hora do atendimento, tais como manuais, fotos, referências.

Há também a área exclusiva para seu cliente solicitar atendimentos. Um espaço de interação para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados. Ou quem sabe, resolver o atendimento por ali mesmo, sem precisar enviar um colaborador ao local.

Já pensou como seu dia vai ser mais produtivo com tudo isso?

3)  Organização e controle

Você sabe exatamente onde está sua equipe externa agora? Você sabe se as tarefas já foram finalizadas ou se estão atrasadas?

Essas são as principais dúvidas dos gestores de equipes externas.

Para ter realmente certeza se sua equipe externa é produtiva, é preciso ter organização e controle.

Ainda bem que existe a tecnologia para facilitar a sua vida.

O Veritime é uma poderosa ferramenta para te ajudar com:

  • Geolocalização da sua equipe
  • Controle de jornadas de trabalho
  • Gerenciamento de atendimentos
  • Gestão das informações

Com o Veritime, você poderá avaliar a pontualidade dos atendimentos, a quantidade e duração das visitas, se o check-in efetivamente ocorreu no cliente, entre outros.

E mais: poderá monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos usando o Indicador de Prazo de SLA do Veritime.

O histórico de todos os atendimentos fica registrado e organizado. Você poderá gerar relatórios completos em PDF ou Excel ou filtrar os resultados que achar relevantes, quando quiser.

São informações precisas para lhe ajudar a tomar as melhores decisões.

Agora, consciente dos pontos fortes e fracos em sua equipe externa, você poderá realizar os ajustes necessários para maximizar a produtividade dos seus funcionários.

 

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Controle a Jornada de Trabalho da sua Equipe Externa – Portaria 373

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O mundo está cada vez mais conectado. Empresas e funcionários sincronizados pela tecnologia. Tantas inovações também provocam mudanças na legislação trabalhista, que no final, acabam beneficiando principalmente empresas e colaboradores externos. Ainda bem.

Conheça a Portaria 373

A Portaria 373, sancionada pelo Ministério do Trabalho em 25 de fevereiro de 2011 é um reflexo das transformações tecnológicas. Ela passa a permitir que empresas adotem sistemas mais modernos para a gestão e controle do horário de trabalho dos colaboradores, desde que acordadas via convenção ou acordo coletivo entre empresa e sindicato. Ou seja: passou a ser possível utilizar outras formas de controle dos funcionários que não as tradicionais como Relógios de Ponto Eletrônico (REP), por exemplo.

A lei prevê, portanto, sistemas alternativos eletrônicos. No entanto, estes sistemas não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

É importante ressaltar que para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Qual a vantagem?

A Portaria 373 veio para auxiliar empresas e equipes externas. É bom pra todos. Se antes o colaborador externo registrava sua jornada em papéis, agora ele pode utilizar um sistema digital mais prático, moderno e seguro como o Veritime.

No aplicativo Veritime, o colaborador registra em seu celular o horário de início e de término da jornada, cumprindo os intervalos acordados em seu contrato de trabalho. Tudo dentro da regulamentação que respeita sua privacidade.

Uma vez lançadas as horas, estas não podem ser alteradas, nem pelo colaborador, nem pela empresa. É a garantia da integridade das informações, que evita riscos de perdas de dados ou até mesmo fraudes. A empresa poderá ainda, a qualquer momento, extrair relatórios com os registros realizados pelo colaborador.

O Veritime está em conformidade com a Portaria 373 e é uma excelente opção para controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores remotos.

Precisa aumentar a produtividade da sua equipe externa? O Veritime  também possui outras funcionalidades tais como geolocalização, registro de check-in e check out, agenda de atendimentos e muito mais.

 

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Como você mede a produtividade da sua equipe?

Uma forma de medir a produtividade e ajudar que os atendimentos sejam mais eficientes e executados em menos tempo é utilizar o SLA.



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O que é SLA

Já pensou em monitorar o nível de serviço acordado com o seu cliente? Com o SLA isto é possível.

O SLA, Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço é um acordo entre a empresa e seu cliente em que são definidos vários quesitos contratuais referentes a entrega e responsabilidades. Engloba parâmetros de qualidade, capacidade, disponibilidade, dentre outros.

O termo SLA surgiu da área de TI (Tecnologia da Informação), mas hoje em dia pode ser aplicado por qualquer empresa que deseje estabelecer patamares mais elevados de entregas, de atendimento a prazos e de satisfação do cliente interno ou externo.

 

Benefícios do SLA para os atendimentos

Afinal, qual a vantagem de aplicar um SLA em operações de atendimento?  Com ele você poderá:

  • aumentar a produtividade da sua operação de atendimento;
  • estimular que seus operadores resolvam as demandas mais rápido;
  • aumentar a satisfação dos seus clientes;
  • entregar seu serviço com mais qualidade.

 

Como utilizar o SLA

SLA é um indicador muito importante para sua operação de atendimento.

Existem vários parâmetros, mas o principal utilizado em SLA é o cumprimento dos prazos. Tanto que isto já virou sinônimo de SLA.

É comum dizer “estamos dentro do SLA?”. Ou seja: estamos cumprindo o prazo de atendimento acordado no parâmetro “prazo” do SLA?”.

Por exemplo, a empresa pode ter como objetivo de prazo que seus atendimentos devam ser solucionados em até 24 horas. Se a empresa não tiver colaboradores para atender a estas demandas, ela terá uma baixa performance no SLA e alta insatisfação de seus clientes.

De qualquer forma, o importante é que a empresa trace seus objetivos de SLA sempre alinhando com sua estratégia e capacidade de entrega. Em seguida, deve especificar tudo em contrato com seu cliente.

 

Dicas importantes para o SLA

Lembre-se: os parâmetros do SLA devem ser objetivos, mensuráveis e atingíveis. Veja a seguir algumas dicas:

  • considere o horário de atendimento e a quantidade de colaboradores envolvidos quando estabelecer metas. É de grande risco estipular um volume de entregas superior à capacidade produtiva da empresa;
  • os acordos entre a empresa e o cliente precisam ter escopo claro e bem definido. Devem informar o que inclui e o que não inclui para evitar futuros problemas.
  • considere sempre que o SLA dever ser contínuo, mesmo em condições adversas.

 

Monitore o SLA nos atendimentos

Considerando que os controle dos prazos para atendimentos é o parâmetro mais utilizado em SLA, o Veritime desenvolveu uma nova funcionalidade: o Indicador de Prazo de SLA.

Agora, pelo aplicativo, o gestor pode utilizar o SLA para monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos.

Simples de usar, o Indicador de Prazo de SLA do Veritime permite que o gestor visualize o status do atendimento de acordo com os parâmetros que ele estabelecer. Ou seja: ele pode inserir as métricas acordadas com seu cliente.

Depois de cadastrar cada atendimento, o gestor poder monitorar se o serviço está:

  • fora do prazo;
  • ainda no prazo;
  • finalizado dentro do prazo.

E por fim, com o  Indicador de Prazo de SLA é possível exportar relatórios de resultados e enviar para seus clientes.
Quer mais produtividade na sua empresa? Experimente usar o SLA!

 

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Gestão da Informação para Equipe Externa

Um colaborador externo muitas vezes não tem plena autoridade para tomar decisões finais em seus atendimentos. Ele precisa, com frequência, ter acesso à instruções e informações que o orientem de forma remota.

No entanto é muito comum ocorrerem falhas quando não existe o acesso a estas informações. Algumas consequências podem ser prejudiciais à empresa, tais como falha na execução do serviço, negligência do atendimento, desperdício de recursos e insatisfação do cliente.

Por isso, é importante garantir que as equipes externas tenham acesso remoto às informações da empresa de forma clara e objetiva — e isso pode ser facilitado com o apoio de uma ferramenta de gestão da informação.

 

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Qual o papel da gestão da informação para as empresas?

A gestão da informação é o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações; independente do formato ou meio em que se encontra.

Ela é estratégica e também, um importante fator de competitividade das empresas.

De fato, a gestão da informação permite a melhoria dos processos e é essencial para dar suporte nas tomadas de decisão da sua equipe externa.

 

Uma solução para a gestão de informação remota

Imagine concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e tantas outras informações úteis em um só lugar onde a equipe externa poderá ter acesso remoto.

Pensando nisso, e visando aumentar a produtividade dos atendimentos externos, o Veritime criou mais uma funcionalidade.

Trata-se do editor de FAQ (Frequently Asked Questions). Um espaço para empresa armazenar e disponibilizar as informações relevantes que vão auxiliar o atendimento remoto.

Com o editor de FAQ do Veritime é possível obter:

• Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
• Redução de revisitas e refações de serviços;
• Aumento de produtividade e eficiência;
• Integridade e veracidade da informação.

O FAQ do Veritime pode ser customizado pela empresa e ser acessado de forma exclusiva tanto pelo seu cliente quanto pelo colaborador externo.

Quando estiver fazendo um atendimento externo, o colaborador poderá acessar remotamente o FAQ e ter acesso à informações que facilitarão a sua tomada de decisão.

Por outro lado, o cliente pode consultar o FAQ pelo aplicativo e resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

Saiba mais sobre o editor de FAQ do Veritime.

 

Gostou? Quer mais produtividade para sua empresa?

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Nova funcionalidade: crie seu próprio FAQ

Uma solução para armazenar e disponibilizar suas informações relevantes nos atendimentos remotos.


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Seu colaborador está realizando um atendimento externo e surge uma dúvida. O que ele faz? Toma a decisão sozinho, correndo o risco de não ser a correta?

Esta situação é muito comum e pode acabar resultando em falhas graves.

Pensando nisso, o Veritime criou mais uma funcionalidade: o editor de FAQ (Frequently Asked Questions).

Com ele será possível concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e outras informações úteis em um só lugar para sua equipe externa ou o seu cliente acessarem remotamente.

Como funciona

Totalmente customizável, você é quem organiza o conteúdo!

Primeiramente, você cria uma ou mais categorias.

Em seguida, insere seus artigos relacionados à estas categorias. Neles você pode colocar textos, imagens, links e ainda pode editar as informações sempre que desejar.

E mais: em todo conteúdo você determina quem terá acesso às informações de forma exclusiva. Basta assinalar quem poderá visualizá-los: seus colaboradores, seus clientes ou ambos.

Seu colaborador poderá acessar pelo aplicativo (app) ou pelo sistema web. Já seu cliente poderá acessar via página  no Painel do Cliente.

Vantagens do editor de FAQ

A empresa só tem a ganhar ao utilizar o seu próprio FAQ no Veritime:

  • Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
  • Redução de revisitas e refações de serviços;
  • Aumento de produtividade e eficiência;
  • Integridade e veracidade da informação.

Acesso remoto eficiente às informações relevantes

Essa nova funcionalidade do Veritime é um excelente apoio à gestão da informação da sua empresa.

O FAQ é útil tanto para seu colaborador, quanto para seu cliente. Você que decide para quem vai disponibilizar as informações relevantes .

Para o colaborador, o FAQ é um facilitador nas tomadas de decisão nos atendimentos externos.

Para seu cliente, o FAQ pode resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

 

Experimente! O FAQ já está disponível para todos os usuários do Veritime.
Qualquer dúvida é só entrar em contato.

Posso Rastrear meu Funcionário Externo? Veja o que diz a Lei Brasileira

Ao contrário do controle de jornada do trabalho externo, ainda não existem leis específicas sobre a possibilidade de rastrear funcionários por GPS.

Mas isso não significa que você pode monitorar um empregado com programas espiões, por exemplo.

Em casos como este, onde não há leis específicas, jurisprudências, súmulas e até mesmo a legislação civil podem ser aplicadas.

Rastrear Funcionários por GPS com o Veritime

(mais…)

O “problema marshmallow” como termômetro de produtividade

O “problema marshmallow”, apresentado por Tom Wujec, é um exercício no qual várias equipes competem para criar a estrutura mais alta possível com fita adesiva, macarrão e marshmallow.

Assim, avalia-se a produtividade e a eficiência de uma equipe. Diversos fatores – internos e externos – podem influenciar esses atributos.

Uma ferramenta de gestão de equipes externas, nesse caso, pode ser uma forma de mensurar esses fatores. Do tempo de locomoção ao feedback do cliente, aplicativos como o Veritime oferecem maior controle sobre as suas operações e as equipes externas.

Então, quer se inspirar e deixar sua equipe externa mais produtiva? Veja o vídeo abaixo.

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Como Otimizar os Processos da sua Equipe Externa: a abordagem Top-Down

Sua empresa tem um processo para controlar equipes externas?

Muitos gestores nunca pararam para organizar as tarefas cotidianas da empresa de forma padronizada, com processos. Quem atende o cliente, como os pedidos chega às equipes, por que canal são enviadas as informações…

Estruturar uma ordem de ações e atribuir responsabilidades, do momento em que o cliente chega à empresa até o feedback após o serviço, é um passo importante rumo à confiabilidade e eficiência da empresa.

Veritime: Ferramenta para Controlar Equipes Externas

Existem vários métodos diferentes de estruturar processos, mas uma das abordagens mais comuns para equipes externas é a top-down, que em português significa “de cima para baixo”.

Essa estratégia de processamento de informação, similar a uma pirâmide, centraliza a informação em um indivíduo, o gestor.

Entre suas vantagens, destacam-se a seleção das informação que chegam ao operacional e a capacidade de estabelecer e alinhar metas para curto e longo prazo.

Sob a direção de um bom gestor, a empresa pode prosperar. Especialmente, se esse gestor souber aproveitar os avanços tecnológicos dos últimos anos. Como softwares que facilitem seus processos de negócios!

Controlar Equipes Externas: Use Tecnologia

O Veritime é uma poderosa ferramenta de gestão de equipes externas que une tecnologia de geolocalização à abordagem top down.

Com o sistema, o gestor será capaz de organizar os atendimentos a clientes, comprovar se os funcionários estão realizando as visitas e distribuir as tarefas as equipes correspondentes. Perfeito para controlar equipes externas.

O Veritime também registra os dados de atendimento, como hora de início, fim e movimentação dos funcionários durante a jornada de trabalho, reunindo informações úteis para análise de desempenho, tempo médio de atendimento e tempo trabalhado pelos funcionários.

Além disso, o gestor pode permitir que os colaboradores cadastrem novos clientes e atendimentos in loco.

Com o Veritime, sua empresa ganha em confiabilidade e eficiência, reduzindo custos e aumentando a lucratividade do negócio!

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Sua equipe externa produz muito ou é produtiva? Entenda porque o bom é inimigo do ótimo

Uma externa que produz muito ou uma equipe externa produtiva. Sabe qual a diferença?

Uma equipe que produz muito é aquela que consegue muitos resultados. Como, por exemplo, uma equipe de vendas que consegue fechar muitos contratos.

Isso é bom, mas não é tudo. O grande perigo é esse número não refletir a situação real da equipe, e eventualmente, mascarar problemas sérios de processo.

Equipe externa produtiva ou que produz muito?

Quando falamos em uma equipe externa produtiva, estamos levando em consideração os recursos usados, como tempo e dinheiro.

Para sobreviver em tempos de crise, é essencial que empresas e gestores não se contentem com o “bom” e sempre procurem pelo “ótimo”.

Com o Veritime o gestor pode monitorar a produtividade dos seus colaboradores, garantindo que eles estão comprometidos com a empresa durante o horário de expediente.

Além disso, é possível gerar relatórios que fornecem informações essenciais para que gestores consigam encontrar oportunidades de otimização.

Não existe receita de bolo. Com uma revisão de processos e adoção de tecnologia, porém, é possível cortar custos, aumentar a eficiência das equipes e maximizar o lucro.

Resumindo: fazer mais com menos.

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Monitore e Melhore a Produtividade da sua Equipe de Vendas Externa

A sua equipe de vendas externa é realmente produtiva?

Garantir a qualidade das visitas aos prospects e o comprometimento dos colaboradores são grandes desafios para qualquer gestor de equipe de vendas.

Afinal, é impossível acompanhar de perto as atividades desses profissionais remotos, que estão constantemente na rua ou com clientes. Certo?

Pois com o Veritime é possível.

Com a nossa ferramenta pare gerenciar equipes externas, é possível mensurar os fatores que influenciam no desempenho da sua equipe de vendas.

Equipe de Vendas Externa: O Veritime pode te ajudar a gerenciar seu equipe de vendedores remotos

Medir o Desempenho

Buscar apoio na tecnologia disponível é a maneira mais prática de avaliar o desempenho dos seus funcionários em tempo real; é neste ponto que podemos te auxiliar.

O Veritime, por exemplo, além de permitir acompanhar o atendimento por meio da ferramenta de geolocalização, gera relatórios detalhados em PDF ou Excel com dados referentes à duração, clientes, colaboradores, categorias e outras informações que te auxiliarão na gestão de sua equipe externa de forma prática e organizada.

Com todos esses dados, o gestor bem informado pode fazer uma análise fundamentada sobre sua equipe de vendas e prospecção.

Melhore a Produtividade

Agora, consciente dos pontos fortes e fracos em sua equipe externa, o gestor pode realizar os ajustes necessários para maximizar a produtividade dos seus funcionários.

Com o Veritime, é possível delimitar uma distância máxima do local de atendimento. Quando os funcionários se afastam dessa área, o gestor recebe uma notificação por e-mail. Assim, dá para ter maior controle em relação à equipe de vendas e prospecção.

Fique de Olho

O sucesso da gestão eficiente de uma equipe de vendas externa é algo que também requer monitoramento constantes.

Para isso, você pode analisar os dados obtidos nos relatórios para observar melhoras ou pioras no desempenho.

Metas de novos clientes, de visitas por dia, pontualidade, entre outras informações devem estar disponíveis e ser facilmente encontradas

No Veritime, o histórico de todos os atendimentos fica organizado e, com o nosso sistema avançado de buscas, você vai conseguir filtrar os resultados com muita praticidade e precisão.

Outras funções do Veritime também podem te auxiliar na eficiência da sua equipe externa.

É o caso da categorização  dos atendimentos (ex.: Prospecção, Instalação, entre outras – você pode criar quantas quiser) que pode ser estendido também para os colaboradores.

Assim, na hora da criação do atendimento, você será sempre lembrado de quais colaboradores estão habilitados para um determinado tipo de atendimento.

O recurso das categorias é muito útil também na hora de filtrar seu histórico de atendimentos e gerar relatórios.

Quer saber na prática se o Veritime vai te ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe de vendas externa e prospecção?

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