3 super dicas para aumentar a produtividade da sua equipe externa

Não importa o quão eficiente sua equipe seja. Há sempre maneiras de ajudar a torná-la ainda mais produtiva. Veja abaixo algumas dicas:


1) Otimização do tempo

O dia tem 24 horas para todos. Mas como você executa suas tarefas ao longo destas horas, é que faz toda a diferença.

Otimizar o tempo significa fazer mais tarefas, em menos tempo, com mais eficiência.

Parece impossível? Não se preocupe. Existem ferramentas que podem te ajudar.

A regra número um é começar com o planejamento. Planeje o dia, a semana, o mês, de acordo com seus objetivos.

Veja quais são as metas a cumprir e foque nas prioridades. Distribua as tarefas para sua equipe externa, de preferência usando critérios de localização dos atendimentos e o perfil de cada colaborador.

Para isso, você pode usar o recurso de Categorização do Veritime. Com ele é possível criar categorias para os atendimentos (ex.: prospecção, instalação, entre outras – você pode criar quantas quiser), bem como de seus colaboradores. Além de lhe ajudar a distribuir as tarefas de forma eficiente, este recurso será muito útil na hora de filtrar seu histórico de atendimentos e gerar relatórios.

O Veritime te ajuda também a organizar seu tempo. Com a função Agenda de Atendimentos, você terá um panorama geral das marcações dos atendimentos. Esta visão de tempo de ocupação da sua equipe vai facilitar a sua tomada de decisão.

Por exemplo, você poderá encaminhar um atendimento de emergência para um colaborador que esteja mais próximo ao local do chamado, evitando o deslocamento de outro colaborador. Economia de tempo e recursos: mais pontos para a produtividade!

E por fim, uma dica de ouro para otimizar seu tempo: concentre-se em uma tarefa de cada vez e evite distrações.

E-mails, redes sociais, questões pessoais. Reserve um intervalo do dia só para isto.

Realizar várias tarefas simultaneamente pode resultar em perda de tempo e produtividade, além de comprometer resultados.

2)  Comunicação eficaz

Já deixou de fazer um atendimento porque houve uma falha de comunicação na sua empresa? Ou teve que refazer um serviço?

Quando se lida com uma equipe externa, falhas de comunicação são muito comuns e podem trazer graves problemas às empresas, comprometendo a sua produtividade.

São duas as principais razões para as falhas de comunicação:

  • Falta de processos internos: a informação não está padronizada e acessível.
  • Falta de feedback: o gestor não confirma se o que ele quis passar foi interpretado de forma correta.

Fique atento se o problema é recorrente em sua empresa. Tome cuidado para que não evolua e se torne irreversível.

Uma dica é fazer reuniões frequentes com sua equipe. Diálogo aberto, espaço para sugestões.

Outra dica é usar o Veritime para facilitar os processos de atendimento e evitar falhas de comunicação.

Por exemplo, com a funcionalidade FAQ, você poderá disponibilizar informações para seu colaborador ou seu cliente consultar na hora do atendimento, tais como manuais, fotos, referências.

Há também a área exclusiva para seu cliente solicitar atendimentos. Um espaço de interação para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados. Ou quem sabe, resolver o atendimento por ali mesmo, sem precisar enviar um colaborador ao local.

Já pensou como seu dia vai ser mais produtivo com tudo isso?

3)  Organização e controle

Você sabe exatamente onde está sua equipe externa agora? Você sabe se as tarefas já foram finalizadas ou se estão atrasadas?

Essas são as principais dúvidas dos gestores de equipes externas.

Para ter realmente certeza se sua equipe externa é produtiva, é preciso ter organização e controle.

Ainda bem que existe a tecnologia para facilitar a sua vida.

O Veritime é uma poderosa ferramenta para te ajudar com:

  • Geolocalização da sua equipe
  • Controle de jornadas de trabalho
  • Gerenciamento de atendimentos
  • Gestão das informações

Com o Veritime, você poderá avaliar a pontualidade dos atendimentos, a quantidade e duração das visitas, se o check-in efetivamente ocorreu no cliente, entre outros.

E mais: poderá monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos usando o Indicador de Prazo de SLA do Veritime.

O histórico de todos os atendimentos fica registrado e organizado. Você poderá gerar relatórios completos em PDF ou Excel ou filtrar os resultados que achar relevantes, quando quiser.

São informações precisas para lhe ajudar a tomar as melhores decisões.

Agora, consciente dos pontos fortes e fracos em sua equipe externa, você poderá realizar os ajustes necessários para maximizar a produtividade dos seus funcionários.

 

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Gestão da Informação para Equipe Externa

Um colaborador externo muitas vezes não tem plena autoridade para tomar decisões finais em seus atendimentos. Ele precisa, com frequência, ter acesso à instruções e informações que o orientem de forma remota.

No entanto é muito comum ocorrerem falhas quando não existe o acesso a estas informações. Algumas consequências podem ser prejudiciais à empresa, tais como falha na execução do serviço, negligência do atendimento, desperdício de recursos e insatisfação do cliente.

Por isso, é importante garantir que as equipes externas tenham acesso remoto às informações da empresa de forma clara e objetiva — e isso pode ser facilitado com o apoio de uma ferramenta de gestão da informação.

 

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Qual o papel da gestão da informação para as empresas?

A gestão da informação é o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações; independente do formato ou meio em que se encontra.

Ela é estratégica e também, um importante fator de competitividade das empresas.

De fato, a gestão da informação permite a melhoria dos processos e é essencial para dar suporte nas tomadas de decisão da sua equipe externa.

 

Uma solução para a gestão de informação remota

Imagine concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e tantas outras informações úteis em um só lugar onde a equipe externa poderá ter acesso remoto.

Pensando nisso, e visando aumentar a produtividade dos atendimentos externos, o Veritime criou mais uma funcionalidade.

Trata-se do editor de FAQ (Frequently Asked Questions). Um espaço para empresa armazenar e disponibilizar as informações relevantes que vão auxiliar o atendimento remoto.

Com o editor de FAQ do Veritime é possível obter:

• Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
• Redução de revisitas e refações de serviços;
• Aumento de produtividade e eficiência;
• Integridade e veracidade da informação.

O FAQ do Veritime pode ser customizado pela empresa e ser acessado de forma exclusiva tanto pelo seu cliente quanto pelo colaborador externo.

Quando estiver fazendo um atendimento externo, o colaborador poderá acessar remotamente o FAQ e ter acesso à informações que facilitarão a sua tomada de decisão.

Por outro lado, o cliente pode consultar o FAQ pelo aplicativo e resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

Saiba mais sobre o editor de FAQ do Veritime.

 

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Nova funcionalidade: crie seu próprio FAQ

Uma solução para armazenar e disponibilizar suas informações relevantes nos atendimentos remotos.


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Seu colaborador está realizando um atendimento externo e surge uma dúvida. O que ele faz? Toma a decisão sozinho, correndo o risco de não ser a correta?

Esta situação é muito comum e pode acabar resultando em falhas graves.

Pensando nisso, o Veritime criou mais uma funcionalidade: o editor de FAQ (Frequently Asked Questions).

Com ele será possível concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e outras informações úteis em um só lugar para sua equipe externa ou o seu cliente acessarem remotamente.

Como funciona

Totalmente customizável, você é quem organiza o conteúdo!

Primeiramente, você cria uma ou mais categorias.

Em seguida, insere seus artigos relacionados à estas categorias. Neles você pode colocar textos, imagens, links e ainda pode editar as informações sempre que desejar.

E mais: em todo conteúdo você determina quem terá acesso às informações de forma exclusiva. Basta assinalar quem poderá visualizá-los: seus colaboradores, seus clientes ou ambos.

Seu colaborador poderá acessar pelo aplicativo (app) ou pelo sistema web. Já seu cliente poderá acessar via página  no Painel do Cliente.

Vantagens do editor de FAQ

A empresa só tem a ganhar ao utilizar o seu próprio FAQ no Veritime:

  • Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
  • Redução de revisitas e refações de serviços;
  • Aumento de produtividade e eficiência;
  • Integridade e veracidade da informação.

Acesso remoto eficiente às informações relevantes

Essa nova funcionalidade do Veritime é um excelente apoio à gestão da informação da sua empresa.

O FAQ é útil tanto para seu colaborador, quanto para seu cliente. Você que decide para quem vai disponibilizar as informações relevantes .

Para o colaborador, o FAQ é um facilitador nas tomadas de decisão nos atendimentos externos.

Para seu cliente, o FAQ pode resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

 

Experimente! O FAQ já está disponível para todos os usuários do Veritime.
Qualquer dúvida é só entrar em contato.

Colaborador Externo – A Lei Trabalhista e o Controle de Jornada

A lei trabalhista brasileira é muito clara: cabe ao empregador o controle de jornada de trabalho externo dos seus colaboradores.

Uma das únicas exceções à regra na legislação é para “empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho”, segundo o Art. 62, Inciso I, da CLT.

O que isso quer dizer?

A palavra-chave no artigo 62 é incompatível.

Quando a lei foi escrita, ainda nos anos 1940, não havia tecnologia de comunicação direta com vendedores pracistas e viajantes. Com um empregado longe de qualquer contato, fazia sentido isentar as empresas do controle de jornada de trabalho externo.

Porém, em 1994 o artigo 62 foi reescrito e a palavra “incompatível” foi inserida, já prevendo o avanço tecnológico. A decisão se mostrou acertada.

Com os recursos disponíveis hoje, como smartphones, rede de dados e GPS, é cada vez mais raro o funcionário estar totalmente incomunicável, como ficava no século passado.

Daí a Justiça do Trabalho tende a considerar diversos tipo de registro deixados pelo colaborador como possibilidade de controle de horas.

Veritime: Controle de Jornada de Trabalho Externo

Ônus da prova é sempre do empregador

Imagine um vendedor externo, que passa a semana toda na rua visitando clientes.

Ele raramente vai à sede da empresa, mas durante o dia recebe telefonemas da empresa, envia e-mails, lança as vendas no sistema e fala com o gestor pelo WhatsApp.

Todas essas interações digitais geram registros do horário em que ocorreram. Logo, servem como prova de que o funcionário estava trabalhando naquela hora e seriam interpretadas por um juiz como possibilidade de controle da jornada.

Registros offline também contam, como o trajeto no GPS do automóvel ou se ele passa na empresa no fim do expediente para deixar o mostruário, por exemplo.

Trocando em miúdos: se o empregado entra na justiça, e a empresa alegar que a atividade é incompatível com a fixação de horário de trabalho, ela precisa provar a impossibilidade total de monitorar os horários de trabalho externo.

Como se adequar à lei brasileira?

Para satisfazer a legislação trabalhista, qualquer meio de controle basta. A soluções mais barata é uma planilha, onde o próprio funcionário anota suas horas e entrega semanalmente a seu gestor.

Esse método pode dar alguma segurança jurídica a longo prazo, porém, tem seus riscos: a planilha pode ser perdida ou rasurada, e o gestor ainda terá que vigiar de perto se o funcionário está preenchendo seus horários, pois a responsabilidade sempre recai sobre a empresa.

A solução mais eficiente para o controle de jornada de trabalho externo? O Veritime, pois além do monitoramento do funcionário por GPS, também inclui um robusto sistema para organizar atendimentos e visitas a clientes.

Todos os dados de jornada ficam salvos na nuvem, e podem ser consultados sempre que necessário. Além disso, é possível imprimir uma planilha de horas de trabalho consolidada, para ser assinada pelo funcionário. Mais segurança para a empresa e para o colaborador.

Já o último recurso seria cortar toda e qualquer comunicação com funcionário, para garantir que ele se enquadre na exceção definida pelo artigo 62.

Mas nesse caso, o gestor não poderia fazer nenhuma cobrança relativa a horários, o que além de reduzir a produtividade, pode não ser suficiente para evitar processos.

Créditos da Imagem: Flickr/fatimehnadimi

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Fontes:
Trabalho Externo e o Controle de Jornadas, Zucolotto
Hora Extras em Trabalho Externo, TRT 4º Região – RS
Trabalhadores Externos e o Controle de Jornada, Lira & Associados

As vantagens da Tecnologia Móvel para o seu Negócio

A tecnologia móvel não é algo que pode ser facilmente ignorada. Especialmente se levarmos em consideração que existem mais de 7,1 bilhão de celulares ativos no mundo.

Na realidade, uma pesquisa da Dell revelou que ao investir em tecnologia móvel, as empresas tem um aumento de 39% da eficiência. Assim como um crescimento de rendimento 53% superior em relação às empresas que não fazem o mesmo tipo de investimento.

as vantagens da tecnologia movel para sua equipe externa

Existem muitos aplicativos que podem auxiliar na otimização de recursos da sua empresa. Entre eles, o Veritime, uma ferramenta de Gestão de Equipes Externas. Com ele, você pode monitorar  as atividades e o desempenho das equipes de vendas ou manutenção em tempo real, por exemplo.

O Veritime também auxilia no controle da jornada de trabalho por meio do registro offline, que permite o check-in e check-out do funcionário sem internet. E aumenta o grau de confiança entre os colaboradores e gestores.

Segundo a Dell, inclusive, há uma melhora de 21% dos processos de negócios das empresas que utilizam tecnologia móvel em sua rotina de trabalho.

No Veritime, também é possível manter um banco de dados que viram relatórios e podem ser exportados em formato PDF ou Excel, com todas as informações – data, duração, local, entre outras – referentes aos atendimentos realizados pelas equipes externas. Permitindo, assim, a análise e revisão dos processos da empresa.

Uma das maiores preocupações das empresas em relação a essa tecnologia é a segurança dos dados (45%). No Veritime seus dados ficam armazenados num ambiente seguro (https) com por meio de um certificado SSL com encriptação de 256-Bit.

No aplicativo Android do Veritime, porém, todas suas informações são criptografadas. O acesso dos funcionários aos dados pode ser controlado pelo gestor. Na plataforma web também é possível criar hierarquias de acordo com a função de cada um: Administrador, Gerente e Funcionário. Dessa forma, eles só veem aquilo que for relevante para o atendimento.

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Organize as Visitas da sua Equipe Externa de forma Inteligente

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Quem vai visitar cliente? É venda ou manutenção? Quando foi a última visita? Qual das equipes externas tem que ir mesmo?

Não consegue lembrar de todos os detalhes dos seus atendimentos externos? Então você tem um problema que o Veritime pode solucionar.

O Veritime é um Gerenciador de Equipes Externas, uma ferramenta para organizar, monitorar e registrar todos os atendimentos realizados pela sua empresa.

Organize as vistas ao cliente e suas Equipes Externas com mais Facilidade

Com o nosso sistema é possível cadastrar e gerenciar atendimento realizados pelos seus colaboradores. Nosso sistema de busca avançado consegue encontrar serviços combinando os filtros de data, colaborador, status, cliente, categoria, empresa entre outros.

Além de ter uma melhor organização e visualização dos agendamentos das visitas, também dá para ter um controle maior em relação às atividades executadas pelos seus funcionários, desde a duração do serviço até a sua permanência ou não na Área de Atendimento.

Também é possível gerar relatórios, tanto dos atendimentos quanto dos colaboradores, que podem ser enviados por e-mail ou exportados em PDF ou Excel.

Dessa forma, você tem todos os dados necessários para fazer uma análise bem informada sobre quão eficientes e produtivas suas equipes externas são ou sobre quão bem atendidos seus clientes são.

O Veritime é uma ferramenta com foco na otimização da gestão de equipes e atendimentos externos. Ou seja, procura melhorar cada vez mais a qualidade do seu serviço.

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