3 super dicas para aumentar a produtividade da sua equipe externa

Não importa o quão eficiente sua equipe seja. Há sempre maneiras de ajudar a torná-la ainda mais produtiva. Veja abaixo algumas dicas:


1) Otimização do tempo

O dia tem 24 horas para todos. Mas como você executa suas tarefas ao longo destas horas, é que faz toda a diferença.

Otimizar o tempo significa fazer mais tarefas, em menos tempo, com mais eficiência.

Parece impossível? Não se preocupe. Existem ferramentas que podem te ajudar.

A regra número um é começar com o planejamento. Planeje o dia, a semana, o mês, de acordo com seus objetivos.

Veja quais são as metas a cumprir e foque nas prioridades. Distribua as tarefas para sua equipe externa, de preferência usando critérios de localização dos atendimentos e o perfil de cada colaborador.

Para isso, você pode usar o recurso de Categorização do Veritime. Com ele é possível criar categorias para os atendimentos (ex.: prospecção, instalação, entre outras – você pode criar quantas quiser), bem como de seus colaboradores. Além de lhe ajudar a distribuir as tarefas de forma eficiente, este recurso será muito útil na hora de filtrar seu histórico de atendimentos e gerar relatórios.

O Veritime te ajuda também a organizar seu tempo. Com a função Agenda de Atendimentos, você terá um panorama geral das marcações dos atendimentos. Esta visão de tempo de ocupação da sua equipe vai facilitar a sua tomada de decisão.

Por exemplo, você poderá encaminhar um atendimento de emergência para um colaborador que esteja mais próximo ao local do chamado, evitando o deslocamento de outro colaborador. Economia de tempo e recursos: mais pontos para a produtividade!

E por fim, uma dica de ouro para otimizar seu tempo: concentre-se em uma tarefa de cada vez e evite distrações.

E-mails, redes sociais, questões pessoais. Reserve um intervalo do dia só para isto.

Realizar várias tarefas simultaneamente pode resultar em perda de tempo e produtividade, além de comprometer resultados.

2)  Comunicação eficaz

Já deixou de fazer um atendimento porque houve uma falha de comunicação na sua empresa? Ou teve que refazer um serviço?

Quando se lida com uma equipe externa, falhas de comunicação são muito comuns e podem trazer graves problemas às empresas, comprometendo a sua produtividade.

São duas as principais razões para as falhas de comunicação:

  • Falta de processos internos: a informação não está padronizada e acessível.
  • Falta de feedback: o gestor não confirma se o que ele quis passar foi interpretado de forma correta.

Fique atento se o problema é recorrente em sua empresa. Tome cuidado para que não evolua e se torne irreversível.

Uma dica é fazer reuniões frequentes com sua equipe. Diálogo aberto, espaço para sugestões.

Outra dica é usar o Veritime para facilitar os processos de atendimento e evitar falhas de comunicação.

Por exemplo, com a funcionalidade FAQ, você poderá disponibilizar informações para seu colaborador ou seu cliente consultar na hora do atendimento, tais como manuais, fotos, referências.

Há também a área exclusiva para seu cliente solicitar atendimentos. Um espaço de interação para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados. Ou quem sabe, resolver o atendimento por ali mesmo, sem precisar enviar um colaborador ao local.

Já pensou como seu dia vai ser mais produtivo com tudo isso?

3)  Organização e controle

Você sabe exatamente onde está sua equipe externa agora? Você sabe se as tarefas já foram finalizadas ou se estão atrasadas?

Essas são as principais dúvidas dos gestores de equipes externas.

Para ter realmente certeza se sua equipe externa é produtiva, é preciso ter organização e controle.

Ainda bem que existe a tecnologia para facilitar a sua vida.

O Veritime é uma poderosa ferramenta para te ajudar com:

  • Geolocalização da sua equipe
  • Controle de jornadas de trabalho
  • Gerenciamento de atendimentos
  • Gestão das informações

Com o Veritime, você poderá avaliar a pontualidade dos atendimentos, a quantidade e duração das visitas, se o check-in efetivamente ocorreu no cliente, entre outros.

E mais: poderá monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos usando o Indicador de Prazo de SLA do Veritime.

O histórico de todos os atendimentos fica registrado e organizado. Você poderá gerar relatórios completos em PDF ou Excel ou filtrar os resultados que achar relevantes, quando quiser.

São informações precisas para lhe ajudar a tomar as melhores decisões.

Agora, consciente dos pontos fortes e fracos em sua equipe externa, você poderá realizar os ajustes necessários para maximizar a produtividade dos seus funcionários.

 

Precisa aumentar a produtividade da sua equipe externa? Experimente o Veritime.

Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.

 

Como você mede a produtividade da sua equipe?

Uma forma de medir a produtividade e ajudar que os atendimentos sejam mais eficientes e executados em menos tempo é utilizar o SLA.



SLA_veritime

O que é SLA

Já pensou em monitorar o nível de serviço acordado com o seu cliente? Com o SLA isto é possível.

O SLA, Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço é um acordo entre a empresa e seu cliente em que são definidos vários quesitos contratuais referentes a entrega e responsabilidades. Engloba parâmetros de qualidade, capacidade, disponibilidade, dentre outros.

O termo SLA surgiu da área de TI (Tecnologia da Informação), mas hoje em dia pode ser aplicado por qualquer empresa que deseje estabelecer patamares mais elevados de entregas, de atendimento a prazos e de satisfação do cliente interno ou externo.

 

Benefícios do SLA para os atendimentos

Afinal, qual a vantagem de aplicar um SLA em operações de atendimento?  Com ele você poderá:

  • aumentar a produtividade da sua operação de atendimento;
  • estimular que seus operadores resolvam as demandas mais rápido;
  • aumentar a satisfação dos seus clientes;
  • entregar seu serviço com mais qualidade.

 

Como utilizar o SLA

SLA é um indicador muito importante para sua operação de atendimento.

Existem vários parâmetros, mas o principal utilizado em SLA é o cumprimento dos prazos. Tanto que isto já virou sinônimo de SLA.

É comum dizer “estamos dentro do SLA?”. Ou seja: estamos cumprindo o prazo de atendimento acordado no parâmetro “prazo” do SLA?”.

Por exemplo, a empresa pode ter como objetivo de prazo que seus atendimentos devam ser solucionados em até 24 horas. Se a empresa não tiver colaboradores para atender a estas demandas, ela terá uma baixa performance no SLA e alta insatisfação de seus clientes.

De qualquer forma, o importante é que a empresa trace seus objetivos de SLA sempre alinhando com sua estratégia e capacidade de entrega. Em seguida, deve especificar tudo em contrato com seu cliente.

 

Dicas importantes para o SLA

Lembre-se: os parâmetros do SLA devem ser objetivos, mensuráveis e atingíveis. Veja a seguir algumas dicas:

  • considere o horário de atendimento e a quantidade de colaboradores envolvidos quando estabelecer metas. É de grande risco estipular um volume de entregas superior à capacidade produtiva da empresa;
  • os acordos entre a empresa e o cliente precisam ter escopo claro e bem definido. Devem informar o que inclui e o que não inclui para evitar futuros problemas.
  • considere sempre que o SLA dever ser contínuo, mesmo em condições adversas.

 

Monitore o SLA nos atendimentos

Considerando que os controle dos prazos para atendimentos é o parâmetro mais utilizado em SLA, o Veritime desenvolveu uma nova funcionalidade: o Indicador de Prazo de SLA.

Agora, pelo aplicativo, o gestor pode utilizar o SLA para monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos.

Simples de usar, o Indicador de Prazo de SLA do Veritime permite que o gestor visualize o status do atendimento de acordo com os parâmetros que ele estabelecer. Ou seja: ele pode inserir as métricas acordadas com seu cliente.

Depois de cadastrar cada atendimento, o gestor poder monitorar se o serviço está:

  • fora do prazo;
  • ainda no prazo;
  • finalizado dentro do prazo.

E por fim, com o  Indicador de Prazo de SLA é possível exportar relatórios de resultados e enviar para seus clientes.
Quer mais produtividade na sua empresa? Experimente usar o SLA!

 

Experimente! Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.

Gestão da Informação para Equipe Externa

Um colaborador externo muitas vezes não tem plena autoridade para tomar decisões finais em seus atendimentos. Ele precisa, com frequência, ter acesso à instruções e informações que o orientem de forma remota.

No entanto é muito comum ocorrerem falhas quando não existe o acesso a estas informações. Algumas consequências podem ser prejudiciais à empresa, tais como falha na execução do serviço, negligência do atendimento, desperdício de recursos e insatisfação do cliente.

Por isso, é importante garantir que as equipes externas tenham acesso remoto às informações da empresa de forma clara e objetiva — e isso pode ser facilitado com o apoio de uma ferramenta de gestão da informação.

 

gestao_informacao_veritime

 

Qual o papel da gestão da informação para as empresas?

A gestão da informação é o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações; independente do formato ou meio em que se encontra.

Ela é estratégica e também, um importante fator de competitividade das empresas.

De fato, a gestão da informação permite a melhoria dos processos e é essencial para dar suporte nas tomadas de decisão da sua equipe externa.

 

Uma solução para a gestão de informação remota

Imagine concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e tantas outras informações úteis em um só lugar onde a equipe externa poderá ter acesso remoto.

Pensando nisso, e visando aumentar a produtividade dos atendimentos externos, o Veritime criou mais uma funcionalidade.

Trata-se do editor de FAQ (Frequently Asked Questions). Um espaço para empresa armazenar e disponibilizar as informações relevantes que vão auxiliar o atendimento remoto.

Com o editor de FAQ do Veritime é possível obter:

• Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
• Redução de revisitas e refações de serviços;
• Aumento de produtividade e eficiência;
• Integridade e veracidade da informação.

O FAQ do Veritime pode ser customizado pela empresa e ser acessado de forma exclusiva tanto pelo seu cliente quanto pelo colaborador externo.

Quando estiver fazendo um atendimento externo, o colaborador poderá acessar remotamente o FAQ e ter acesso à informações que facilitarão a sua tomada de decisão.

Por outro lado, o cliente pode consultar o FAQ pelo aplicativo e resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

Saiba mais sobre o editor de FAQ do Veritime.

 

Gostou? Quer mais produtividade para sua empresa?

Experimente! Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.

Nova funcionalidade: crie seu próprio FAQ

Uma solução para armazenar e disponibilizar suas informações relevantes nos atendimentos remotos.


crie_seu_faq_veritime

 

Seu colaborador está realizando um atendimento externo e surge uma dúvida. O que ele faz? Toma a decisão sozinho, correndo o risco de não ser a correta?

Esta situação é muito comum e pode acabar resultando em falhas graves.

Pensando nisso, o Veritime criou mais uma funcionalidade: o editor de FAQ (Frequently Asked Questions).

Com ele será possível concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e outras informações úteis em um só lugar para sua equipe externa ou o seu cliente acessarem remotamente.

Como funciona

Totalmente customizável, você é quem organiza o conteúdo!

Primeiramente, você cria uma ou mais categorias.

Em seguida, insere seus artigos relacionados à estas categorias. Neles você pode colocar textos, imagens, links e ainda pode editar as informações sempre que desejar.

E mais: em todo conteúdo você determina quem terá acesso às informações de forma exclusiva. Basta assinalar quem poderá visualizá-los: seus colaboradores, seus clientes ou ambos.

Seu colaborador poderá acessar pelo aplicativo (app) ou pelo sistema web. Já seu cliente poderá acessar via página  no Painel do Cliente.

Vantagens do editor de FAQ

A empresa só tem a ganhar ao utilizar o seu próprio FAQ no Veritime:

  • Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
  • Redução de revisitas e refações de serviços;
  • Aumento de produtividade e eficiência;
  • Integridade e veracidade da informação.

Acesso remoto eficiente às informações relevantes

Essa nova funcionalidade do Veritime é um excelente apoio à gestão da informação da sua empresa.

O FAQ é útil tanto para seu colaborador, quanto para seu cliente. Você que decide para quem vai disponibilizar as informações relevantes .

Para o colaborador, o FAQ é um facilitador nas tomadas de decisão nos atendimentos externos.

Para seu cliente, o FAQ pode resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

 

Experimente! O FAQ já está disponível para todos os usuários do Veritime.
Qualquer dúvida é só entrar em contato.

Como Otimizar os Processos da sua Equipe Externa: a abordagem Top-Down

Sua empresa tem um processo para controlar equipes externas?

Muitos gestores nunca pararam para organizar as tarefas cotidianas da empresa de forma padronizada, com processos. Quem atende o cliente, como os pedidos chega às equipes, por que canal são enviadas as informações…

Estruturar uma ordem de ações e atribuir responsabilidades, do momento em que o cliente chega à empresa até o feedback após o serviço, é um passo importante rumo à confiabilidade e eficiência da empresa.

Veritime: Ferramenta para Controlar Equipes Externas

Existem vários métodos diferentes de estruturar processos, mas uma das abordagens mais comuns para equipes externas é a top-down, que em português significa “de cima para baixo”.

Essa estratégia de processamento de informação, similar a uma pirâmide, centraliza a informação em um indivíduo, o gestor.

Entre suas vantagens, destacam-se a seleção das informação que chegam ao operacional e a capacidade de estabelecer e alinhar metas para curto e longo prazo.

Sob a direção de um bom gestor, a empresa pode prosperar. Especialmente, se esse gestor souber aproveitar os avanços tecnológicos dos últimos anos. Como softwares que facilitem seus processos de negócios!

Controlar Equipes Externas: Use Tecnologia

O Veritime é uma poderosa ferramenta de gestão de equipes externas que une tecnologia de geolocalização à abordagem top down.

Com o sistema, o gestor será capaz de organizar os atendimentos a clientes, comprovar se os funcionários estão realizando as visitas e distribuir as tarefas as equipes correspondentes. Perfeito para controlar equipes externas.

O Veritime também registra os dados de atendimento, como hora de início, fim e movimentação dos funcionários durante a jornada de trabalho, reunindo informações úteis para análise de desempenho, tempo médio de atendimento e tempo trabalhado pelos funcionários.

Além disso, o gestor pode permitir que os colaboradores cadastrem novos clientes e atendimentos in loco.

Com o Veritime, sua empresa ganha em confiabilidade e eficiência, reduzindo custos e aumentando a lucratividade do negócio!

Experimente! Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.

As vantagens da Tecnologia Móvel para o seu Negócio

A tecnologia móvel não é algo que pode ser facilmente ignorada. Especialmente se levarmos em consideração que existem mais de 7,1 bilhão de celulares ativos no mundo.

Na realidade, uma pesquisa da Dell revelou que ao investir em tecnologia móvel, as empresas tem um aumento de 39% da eficiência. Assim como um crescimento de rendimento 53% superior em relação às empresas que não fazem o mesmo tipo de investimento.

as vantagens da tecnologia movel para sua equipe externa

Existem muitos aplicativos que podem auxiliar na otimização de recursos da sua empresa. Entre eles, o Veritime, uma ferramenta de Gestão de Equipes Externas. Com ele, você pode monitorar  as atividades e o desempenho das equipes de vendas ou manutenção em tempo real, por exemplo.

O Veritime também auxilia no controle da jornada de trabalho por meio do registro offline, que permite o check-in e check-out do funcionário sem internet. E aumenta o grau de confiança entre os colaboradores e gestores.

Segundo a Dell, inclusive, há uma melhora de 21% dos processos de negócios das empresas que utilizam tecnologia móvel em sua rotina de trabalho.

No Veritime, também é possível manter um banco de dados que viram relatórios e podem ser exportados em formato PDF ou Excel, com todas as informações – data, duração, local, entre outras – referentes aos atendimentos realizados pelas equipes externas. Permitindo, assim, a análise e revisão dos processos da empresa.

Uma das maiores preocupações das empresas em relação a essa tecnologia é a segurança dos dados (45%). No Veritime seus dados ficam armazenados num ambiente seguro (https) com por meio de um certificado SSL com encriptação de 256-Bit.

No aplicativo Android do Veritime, porém, todas suas informações são criptografadas. O acesso dos funcionários aos dados pode ser controlado pelo gestor. Na plataforma web também é possível criar hierarquias de acordo com a função de cada um: Administrador, Gerente e Funcionário. Dessa forma, eles só veem aquilo que for relevante para o atendimento.

Experimente! Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.

Deixe sua Equipe de Manutenção e Instalação mais Eficiente

Atrasos. Endereços errados. Instruções imprecisas. Perda de informação. Esses são alguns dos desafios que uma equipe de manutenção e instalação enfrenta no seu dia a dia.

São problemas que, além de afetar a eficiência dos profissionais em campo, podem refletir de forma negativa na imagem da empresa.

Para superar esse desafio, as empresas devem investir em tecnologia e eficiência. Como? Veja abaixo.

como tornar sua equipe de manutenção e instalação mais eficiente

Ter um método de avaliação da equipe

Existe uma maneira muito prática de descobrir a eficiência da sua equipe externa: usar o Veritime!

O  Veritime é um sistema de gestão de equipes externa. Ele permite que todos os dados dos atendimentos fiquem organizados em relatórios, facilmente extraídos em PDF ou Excel, que ajudam a fazer uma análise detalhada de sua equipe de manutenção e instalação.

O gestor tem acesso à quantidade de atendimentos realizados, datas, categorias e status desses atendimentos, assim como muitas outras informações.

Ouvir a opinião dos seus clientes sobre o serviço prestado é uma ótima maneira de saber como seus funcionários se comportam.

Aprimorar a logística e o cronograma dos atendimentos

Utilizando a Agenda do Veritime, o gestor consegue ter uma visão geral dos atendimentos agendados e programar os próximos com segurança, sem sobreposições ou atrasos.

Além disso, o Veritime fica integrado com os apps de trânsito já instalados nos smartphones dos colaboradores, como o Google Maps e o Waze. Basta clicar no botão “Ver como chegar” e o endereço do atendimento, assim como a rota mais rápida, abre automaticamente no aplicativo de trânsito preferido pelo funcionário externo.

Isso permite que o funcionário selecione o trajeto mais rápido até o cliente.

Também é possível deixar observações para sua equipe. Dessa forma, nenhum detalhe do atendimento externo seja esquecido, por exemplo.

Vigilância constante

Uma equipe externa exige monitoramento frequente. O Veritime tem como objetivo facilitar o seu trabalho.

O GPS do smartphone permite que o gestor saiba exatamente onde cada membro da equipe está durante o atendimento, assim como pode enviar alertas caso um funcionário se afaste demais do seu local de trabalho.

Quer saber como o Veritime pode contribuir para a eficiência da sua equipe de manutenção e instalação?

Experimente! Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.

A importância do Atendimento Eficiente

Em um mercado cada vez mais competitivo, você não pode se descuidar da satisfação de seus clientes.

De acordo com a Accenture, uma empresa de gestão global, por causa do mau atendimento, 86% dos clientes trocaram de fornecedores em 2015.

Parece que as empresas se esqueceram de quem é que está no centro do seu negócio: o cliente. E esse cliente quer ótimas experiências. Isso significa que ele quer que alguém ouça suas reclamações e que resolva seus problemas rapidamente.

a importância do atendimento eficiente

Então, se você não quer perdê-lo, talvez esteja na hora de melhorar a eficiência da sua equipe externa. Afinal, seus funcionários externos representam sua empresa.

O Veritime possui diversas funções que podem auxiliar nessa tarefa. O gerente pode usar as categorias para escolher o melhor funcionário externo para cada atendimento ou utilizar a agenda para cadastrar os atendimentos com antecedência, minimizando atrasos ou confusões, por exemplo.

O aplicativo Android do Veritime também se conecta a aplicativos de trânsito, como o Google Maps e Waze. Assim, o funcionário pode evitar engarrafamentos e selecionar o trajeto mais rápido até o cliente.

Aprimorando a logística do processo e o cronograma, você maximiza a eficiência da sua equipe externa. O que pode se tornar um grande diferencial para a sua empresa.

Um atendimento de qualidade pode conquistar e fidelizar até o cliente mais difícil.

Experimente! Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.

Dica: Use a Planilha Modelo para importar os dados dos Cliente

importe todos os dados de clientes externos com facilidade

Cansou de cadastrar seus clientes um por um?

Agora, é possível salvar todos os dados dos seus clientes externos de uma só vez no Veritime. Mas é importante lembrar que só o administrador ou o gerente pode fazê-lo!

Esta nova função facilita o cadastro de clientes, tornando todo o processo da nossa ferramenta de gestão de equipes externas mais eficiente.

Tudo que você precisa fazer é clicar em Importar Clientes, baixar a Planilha Modelo, preenchê-la e importá-la. Pronto!

Se algum erro de cadastro for encontrado, o nosso sistema retornará pra você uma nova planilha com os dados que precisam ser corrigidos.

Experimente! Teste 30 dias grátis. Cadastre-se em nossa plataforma online e baixe o aplicativo na Google Play.