Autor: Equipe Veritime

Sabedoria japonesa para gestão de equipes externas

Conheça a metodologia 5S e aumente a qualidade dos atendimentos externos


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Japão e a gestão de equipes externas

No cenário empresarial, a busca incansável por eficiência é uma jornada de aprimoramento contínuo. Assim, no Japão, foi criada a metodologia dos 5S. Trata-se de uma abordagem comprovada para impulsionar produtividade e organização das empresas.

Ela foi desenvolvida e popularizada por Kaoru Ishikawa e outros especialistas japoneses em qualidade durante a década de 1950.  Posteriormente, foi incorporada por empresas japonesas como parte de sua cultura de qualidade e gestão.

Esta metodologia é simples, mas poderosa. Foca na organização e na constante melhoria, ampliando a eficiência e a produtividade. O melhor: pode ser aplicada com sucesso na gestão de equipes externas. Quer saber como? Continue a leitura!

O Que São os 5S ?

Os 5S é uma abordagem organizacional que se baseia em cinco princípios fundamentais. Cada princípio começa com a letra “S” em japonês, conforme a figura abaixo:

Metodologia 5S para Equipes Externas

 

Aqui está uma descrição geral de cada princípio:

  1. Seiri (Senso de Utilização): Envolve separar itens necessários dos inúteis, reduzindo desperdício de tempo e recursos.
  2. Seiton (Senso de Organização): Trata da arrumação eficaz dos itens essenciais, garantindo acesso rápido quando necessário.
  3. Seiso (Senso de Limpeza): Foca na manutenção e limpeza de um ambiente de trabalho organizado.
  4. Seiketsu (Senso de Padronização): Estabelece procedimentos e padrões claros para manter a organização.
  5. Shitsuke (Senso de Disciplina): Envolve manter e aprimorar constantemente os padrões estabelecidos, sustentando a organização e a eficiência.

 

Como Aplicar os 5S na Gestão de Equipes Externas?

Agora que entendemos os princípios dos 5S, vamos explorar como esses conceitos podem ser aplicados à gestão de equipes externas:

  1. Seiri (Senso de Utilização): Consiste em separar o necessário do supérfluo. Para colaboradores externos, implica em garantir que tenham acesso apenas aos recursos e ferramentas essenciais. Isto evita excesso de carga e assegura que estejam bem-preparados para suas tarefas.
  2. Seiton (Senso de Organização): Trata da ordenação eficaz dos itens prioritários, de modo a proporcionar acesso rápido quando necessário. Isso é de extrema importância para equipes de campo que frequentemente trabalham em locais variados. Contribui para economizar tempo e evitar frustrações na busca por ferramentas ou informações.
  3. Seiso (Senso de Limpeza): A manutenção adequada de equipamentos e ferramentas é crucial para serviços externos. A limpeza regular e os cuidados preventivos garantem que tudo funcione de maneira eficiente. Igualmente importante é a limpeza do local onde ocorreu o atendimento externo. Seja durante, ou após o serviço.
  4. Seiketsu (Senso de Padronização): Estabelecer procedimentos e padrões claros é fundamental para atendimentos externos. Isso garante que todos compreendam as expectativas, incluindo clientes e colaboradores. Também assegura a consistência na execução das tarefas, evitando falhas de comunicação e retrabalhos.
  5. Shitsuke (Senso de Disciplina): Para manter a organização e a eficiência ao longo do tempo é necessário ter disciplina. A equipe externa deve se comprometer a seguir os procedimentos e padrões estabelecidos. Ao mesmo tempo, devem constantemente aprimorar suas práticas de trabalho.

Ao aplicar os princípios dos 5S na gestão de colaboradores externos, as empresas podem otimizar a eficiência, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente. Além disso, uma equipe de campo bem-organizada é mais ágil e capaz de enfrentar desafios de forma eficaz, resultando em maior sucesso e satisfação tanto para a equipe quanto para os clientes.

 

Benefícios dos 5S na Gestão de Equipes Externas

A aplicação dos princípios dos 5S na gestão de equipes externas traz uma série de benefícios para as empresas, como vemos a seguir:

  • Aumento da produtividade: A organização e a padronização reduzem o desperdício de tempo e recursos, permitindo que a equipe se concentre nas tarefas essenciais.
  • Redução de erros e retrabalho: Com procedimentos padronizados e uma mentalidade de disciplina, os erros são minimizados, resultando em maior eficiência.
  • Melhoria da segurança: A manutenção adequada dos equipamentos e veículos ajuda a garantir a segurança da equipe externa.
  • Maior satisfação da equipe: Ambientes de trabalho organizados e padronizados tornam o trabalho mais agradável e eficaz, melhorando a satisfação da equipe.
  • Economia de recursos: A gestão eficaz dos recursos e a redução do desperdício levam a economias substanciais.

 

Tecnologias para ajudar no 5S 

Portanto, a metodologia dos 5S contribui para uma gestão de serviços externos mais produtiva e eficaz. Para facilitar sua implementação, você pode contar com tecnologia, como por exemplo, o sistema para gestão de equipes externas do Veritime.

A partir de suas funcionalidades, é possível aumentar a eficiência dos serviços externos.

Por exemplo, com a agenda você pode programar e visualizar rapidamente os status dos atendimentos. Com Seu FAQ é possível padronizar as informações.

Com os relatórios gerenciais, você tem acesso ao histórico de cada atendimento. Pode saber com precisão as horas trabalhadas e se foram executadas dentro do prazo.

Já com o mapa de atendimentos, é possível visualizar em tempo real onde está sua equipe externa.

Estas e outras funcionalidades do Veritime ajudam na organização do tempo, otimização dos recursos e padronização dos processos, que são essenciais na filosofia 5S.

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Imagem: Freepik

 

 

 

A Hora da Verdade dos Serviços Externos

Dicas de marketing de serviços para melhorar a gestão das equipes externas


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Equipe externa na hora da verdade

Saiba como melhorar o atendimento externo nos momentos críticos

No mundo dos negócios, a primeira impressão muitas vezes é a que fica. Quando se trata de serviços externos, essa impressão se forma durante o que é chamado de “hora da verdade”.

Esse é o momento em que um técnico ou prestador de serviços está no local do cliente, e é um ponto crucial em qualquer atendimento externo. Neste artigo, vamos explicar a importância da hora da verdade e como as empresas podem aproveitar ao máximo essa oportunidade para criar conexões e fidelizar clientes.

 

O que é a Hora da Verdade?

A “hora da verdade” é um conceito essencial no marketing de serviços que descreve o momento em que o cliente entra em contato direto com o serviço ou o técnico responsável.

É o ponto de encontro entre as expectativas do cliente e a experiência real. Esse momento crítico ocorre durante o atendimento externo, quando um técnico está no local para solucionar um problema ou prestar um serviço.

 

Por que a Hora da Verdade é importante?

A hora da verdade é importante por várias razões:

  1. Primeira Impressão: Como mencionado anteriormente, a primeira impressão é crucial. O cliente avalia não apenas o serviço técnico, mas também a empresa como um todo, com base na experiência do técnico durante o atendimento externo.
  2. Construção de Confiança: A confiança é um dos pilares do marketing de serviços. Durante a hora da verdade, os clientes avaliam se podem confiar na empresa e no técnico para resolver seus problemas de maneira eficaz e satisfatória.
  3. Feedback Imediato: É um momento valioso para coletar feedback imediato do cliente. Isso permite que a empresa ajuste seu serviço, caso necessário, e melhore a experiência do cliente no futuro.
  4. Fidelização de Clientes: Uma experiência positiva durante a hora da verdade pode levar à fidelização do cliente. Clientes satisfeitos são mais propensos a continuar a usar os serviços da empresa e a recomendá-la a outras pessoas.

O que é Essencial Durante a Hora da Verdade?

Durante a hora da verdade, vários elementos são essenciais para garantir uma experiência positiva do cliente:

  1. Profissionalismo: O técnico deve ser profissional em todos os aspectos, desde a aparência até o comportamento. Isso inclui chegar no horário marcado, ser educado e demonstrar conhecimento e habilidade.
  2. Comunicação Eficaz: A comunicação é fundamental. O técnico deve ouvir atentamente as preocupações do cliente, explicar o que está fazendo de maneira clara e responder a todas as perguntas.
  3. Solução Eficiente: O objetivo é resolver o problema do cliente de maneira eficiente e eficaz. Isso requer conhecimento técnico, habilidades e acesso às ferramentas certas.
  4. Empatia: Mostrar empatia em relação ao cliente e suas preocupações é essencial. Os clientes querem se sentir valorizados e compreendidos.
  5. Respeito pelo Espaço do Cliente: Durante o atendimento externo, o técnico está na casa ou local de trabalho do cliente. É importante respeitar esse espaço e deixá-lo tão limpo e organizado quanto estava antes da visita.

Como Melhorar o atendimento externo na Hora da Verdade

Para melhorar o atendimento externo durante a hora da verdade, as empresas podem adotar várias estratégias:

  1. Treinamento: Investir em treinamento técnico e de atendimento ao cliente para garantir que os técnicos estejam bem preparados para a interação com os clientes.
  2. Feedback e Avaliação: Coletar feedback regularmente dos clientes sobre suas experiências durante a hora da verdade e usar essas informações para melhorias contínuas.
  3. Padrões de Qualidade: Estabelecer padrões de qualidade claros para os técnicos e monitorar o desempenho em relação a esses padrões.
  4. Automatização e Tecnologia: Utilizar tecnologia para agendar atendimentos, rastrear o progresso e facilitar a comunicação entre a empresa, o técnico e o cliente.
  5. Personalização: Reconhecer as necessidades individuais dos clientes e personalizar o serviço sempre que possível.

Portanto…

A hora da verdade é um momento crítico na gestão dos atendimentos externos. É a oportunidade de criar uma impressão positiva, construir confiança e fidelizar clientes.

Investir em treinamento, comunicação eficaz e tecnologia pode fazer uma grande diferença na forma como os clientes percebem uma empresa e seus serviços.

Um sistema de gestão de equipes externas como o Veritime pode te ajudar na hora da verdade. Ao organizar os horários e saber a duração dos atendimentos, será possível atender com mais pontualidade.

Além disso, é possível ter uma comunicação eficaz com o seu cliente, na área exclusiva para ele solicitar atendimentos. É um espaço para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados, consultar histórico e relatórios de seus atendimentos.

Outra funcionalidade do Veritime importante para a hora da verdade é o Seu FAQ, que permite armazenar e disponibilizar informações relevantes para sua equipe e clientes.

Se sua empresa deseja passar mais profissionalismo e prosperar no mercado competitivo, é necessário reconhecer a importância da hora da verdade e usar todas as ferramentas a seu favor.

 

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Colaborador Externo – A Lei Trabalhista e o Controle de Jornada – Art. 62 CLT

Equipe Veritime 43 Comentários

Se você é responsável pela gestão de equipes externas, este artigo é importante para você.

A lei trabalhista brasileira é muito clara: cabe ao empregador o controle de jornada de trabalho externo dos seus colaboradores.

Uma das únicas exceções à regra na legislação é para “empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho”, segundo o Art. 62, Inciso I, da CLT.

Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na carteira de trabalho e Previdência Social e no registro de empregados.

O que isso quer dizer?

A palavra-chave no artigo 62 é incompatível.

Quando a lei foi escrita, ainda nos anos 1940, não havia tecnologia de comunicação direta com vendedores pracistas e viajantes. Com um empregado longe de qualquer contato, fazia sentido isentar as empresas do controle de jornada de trabalho externo.

Porém, em 1994 o artigo 62 foi reescrito e a palavra “incompatível” foi inserida, já prevendo o avanço tecnológico. A decisão se mostrou acertada.

Com os recursos disponíveis hoje, como smartphones, rede de dados e GPS, é cada vez mais raro o funcionário estar totalmente incomunicável, como ficava no século passado.

Daí a Justiça do Trabalho, independente da existência da anotação dessa exceção no contrato de trabalho, na CTPS ou na norma coletiva, tende a considerar diversos tipo de registros deixados pelo colaborador como possibilidade de controle de horas.

Jurisprudência – TRT-4 – RO: 00214719820175040015, Data de Julgamento: 21/03/2019, 1ª Turma

ART. 62, I, DA CLT. TRABALHO EXTERNO. O fato de o empregado desenvolver atividade externa não importa, necessariamente, ausência de controle do horário trabalhado, assim como a mera alegação de impossibilidade de controle, por si só, não altera a realidade laboral. Não se enquadra o trabalhador na regra de exceção do art. 62, I, da CLT, quando o empregador possui meios de controlar a sua jornada de trabalho, ainda que em serviço.

Importante: para que essa exceção seja válida, além da anotação dessa condição na carteira de trabalho e no registro de empregados, não deve existir a menor possibilidade de fiscalização da jornada de trabalho pela empresa. A existência de meios de controle, independente da opção da empresa em utilizá-los ou não, invalida essa condição de exceção.

Veritime: Controle de Jornada de Trabalho Externo

Ônus da prova é sempre do empregador

Imagine um vendedor externo, que passa a semana toda na rua visitando clientes.

Ele raramente vai à sede da empresa, mas durante o dia recebe telefonemas da empresa, envia e-mails, lança as vendas no sistema e fala com o gestor pelo WhatsApp.

Todas essas interações digitais geram registros do horário em que ocorreram. Logo, servem como prova de que o funcionário estava trabalhando naquela hora e seriam interpretadas por um juiz como possibilidade de controle da jornada.

Registros offline também contam, como o trajeto no GPS do automóvel ou se ele passa na empresa no fim do expediente para deixar o mostruário, por exemplo.

Trocando em miúdos: se o empregado entra na justiça, e a empresa alegar que a atividade é incompatível com a fixação de horário de trabalho, ela precisa provar a impossibilidade total de monitorar os horários de trabalho externo.

Como se adequar à lei brasileira?

Para satisfazer a legislação trabalhista, qualquer meio de controle basta. A solução mais barata é uma planilha, onde o próprio funcionário anota suas horas e entrega semanalmente a seu gestor.

Esse método pode dar alguma segurança jurídica a longo prazo, porém, tem seus riscos: a planilha pode ser perdida ou rasurada, e o gestor ainda terá que vigiar de perto se o funcionário está preenchendo seus horários, pois a responsabilidade sempre recai sobre a empresa.

A solução mais eficiente para o controle de jornada de trabalho externo

O Veritime, pois além do monitoramento do funcionário por GPS, também inclui um robusto sistema para organizar atendimentos e visitas a clientes.

A Portaria 373 do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego), de 25 de fevereiro de 2011, passou a permitir a adoção de sistemas alternativos para controlar a jornada de trabalho, como por exemplo o Veritime, que se enquadra perfeitamente nas especificações determinadas nesta Portaria:

Art. 3º Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

§1º Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

No Veritime, todos os dados de jornada ficam salvos na nuvem, e podem ser consultados sempre que necessário. Além disso, é possível imprimir uma planilha de horas de trabalho consolidada, para ser assinada pelo funcionário. Mais segurança para a empresa e para o colaborador.

A Reforma Trabalhista também permitiu novos formatos de trabalho, como o intermitente e a flexibilização de horas de trabalho, o que pode exigir controles quase que individuais da jornada de trabalho.

Com o Veritime você pode configurar ilimitados perfis de jornada, com a livre combinação de dias da semana e horários, e ver tudo consolidado no relatório de Jornada de Trabalho.

Qual seria a pior alternativa?

Já o último recurso seria cortar toda e qualquer comunicação com funcionário, para garantir que ele se enquadre na exceção definida pelo artigo 62.

Mas nesse caso, o gestor não poderia fazer nenhuma cobrança relativa a horários o que, além de reduzir a produtividade, pode não ser suficiente para evitar processos.

Créditos da Imagem: Flickr/fatimehnadimi

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Fontes:
Trabalho Externo e o Controle de Jornadas, Zucolotto
Hora Extras em Trabalho Externo, TRT 4º Região – RS
Trabalhadores Externos e o Controle de Jornada, Lira & Associados
Jurisprudência – TRT-4 – RO: 00214719820175040015
Portaria nº 373/11 do MTE

Artigo originalmente publicado em 01/12/2016 e atualizado em 21/10/2020

O Impacto da Reforma Trabalhista para a Equipe Externa – Lei 13.467/2017

Equipe Veritime 1 Comentário

A Reforma Trabalhista – Lei 13.467/2017 – entrou em vigor em 11/11/2017 e alterou a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), impactando milhões de trabalhadores, inclusive na sua equipe externa.

A reforma modificou mais de 100 pontos da legislação trabalhista, tais como a divisão de férias e a extensão da jornada, além de implantar novas modalidades, como o trabalho remoto. Ela é polêmica em alguns pontos, mais moderna em outros. Mas em uma questão todo mundo concorda:  é preciso conhecer bem as mudanças e se adaptar a elas.

Veja abaixo as principais alterações que podem impactar as equipes externas.

 

o-impacto-da-reforma-trabalhista-para-a-equipe-externa

 

Extensão da jornada diária

Agora, com a nova lei, a jornada de trabalho poderá ser de até 12 horas com 36 horas ininterruptas de descanso, mas sempre respeitando o limite de 44 horas semanais (ou 48 horas, com as horas extras) e 220 horas mensais.  Devem também ser respeitados ou indenizados os intervalos para repouso e alimentação.

Vale lembrar que tudo isso deve ser pactuado entre o funcionário e o empregador por meio de acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Falando em horas extras…  A nova lei deixa claro que não serão consideradas horas extras o tempo que o empregado, por escolha própria, adentrar ou permanecer nas dependências da empresa para exercer atividades particulares, tais como: práticas religiosas; descanso; lazer; estudo; alimentação; atividades de relacionamento social; higiene pessoal; troca de roupa ou uniforme, quando não houver obrigatoriedade de realizar a troca na empresa; entre outras.

Como o Veritime pode ajudar a sua empresa
Com a funcionalidade de jornada de trabalho, a empresa pode acompanhar de forma rápida e precisa o total de horas trabalhadas pela sua equipe externa. No relatório de jornada de trabalho também é possível visualizar rapidamente o total e o saldo de horas do período.

 

Negociação do intervalo de descanso

Com a nova regra, o intervalo dentro da jornada de trabalho poderá ser negociado, mas tem que ter no mínimo 30 minutos.  

Mas atenção! Se o empregador não conceder intervalo mínimo para almoço ou concedê-lo parcialmente, semelhante às horas extras, o colaborador terá direito a uma compensação de 50% do valor da sua hora normal de trabalho proporcionalmente ao tempo não concedido.

Como o Veritime pode ajudar a sua empresa
Você pode criar perfis personalizados de jornada de trabalho e configurar os intervalos acordados e ainda autorizar o colaborador a cumpri-lo em menor tempo.

 

Jornada x deslocamento

Outra grande mudança é com relação as chamadas horas “in itinere”.

As horas “in itinere” são aquelas que se caracterizam no trajeto do empregado quando se desloca de sua residência ao trabalho e vice e versa.

Antes da reforma, essas horas poderiam ser contabilizadas na jornada de trabalho em determinadas situações, tais como a empresa se situar em local de difícil acesso ou não haver transporte público.

Agora, com a nova lei, ficou determinado que as chamadas horas “in itinere” deixam de existir, pois o tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até ao efetivo local de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não configurar tempo à disposição do empregador.

Como o Veritime pode ajudar a sua empresa
O colaborador ao iniciar e finalizar a jornada e os seus intervalos pelo aplicativo, ele tem a sua localização registrada. Enquanto a jornada estiver ativa, também é possível configurar o monitoramento contínuo da sua localização. Para os colaboradores externos que precisam cumprir a jornada num determinado local, é possível determinar um raio de distância para a ativação da jornada e seus intervalos.

 

Lei da Liberdade Econômica – Mini Reforma Trabalhista 

Com o objetivo de reduzir mais a burocracia nas atividades econômicas, a Lei da Liberdade Econômica – lei 13.874/19 – entrou em vigor em 20/9/19 a Lei da Liberdade Econômica e estes foram os principais impactos para a gestão da equipe externa:

Obrigatoriedade de Registro de Ponto: 

Com essa mini reforma, a quantidade de funcionários que obrigava a empresa a ter o registro da jornada de trabalho dobrou, passou de 10 para 20 empregados. Mas atenção, o direito às horas extras vale para todas as empresas, independente da quantidade de funcionários. Por isso, o registro das horas de trabalhadas é essencial para compensar essas horas e evitar ações trabalhistas.

Trabalho Externo:

Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, fica dispensada a ficha ou papeleta de serviço externo e o horário dos empregados passa a ser feito por registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder. Como já previsto na Portaria 373 do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego), neste caso pode ser utilizado um sistema alternativo de controle de jornada como o Veritime.

 

E como isso pode impactar a equipe externa?

Mais do que nunca é preciso estar atento a como registrar a  jornada de trabalho do seu colaborador externo corretamente e com segurança.

Para isso, use a tecnologia a seu favor. O Veritime, o aplicativo para gestão de equipe externa, pode te ajudar.

Ele possui a função Jornada de Trabalho, uma forma fácil de controlar as horas trabalhadas por cada colaborador.

Você vai poder monitorar os funcionários apenas em horários pré-determinados e totalmente customizáveis.

O sistema de horas é flexível – você pode cadastrar jornadas personalizadas para cada categoria de funcionário, incluindo intervalos para almoço e outras pausas, tudo conforme a nova legislação trabalhista.

E se você trabalha com mão-de-obra alocada, o Veritime possui também uma função simples que vai facilitar muito o gerenciamento da sua equipe externa.

O Veritime tem também diversas funções que vão aumentar a produtividade da sua empresa.

Quer saber mais sobre gerenciamento de equipes externas?

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Referências:

Colaborador Externo – A Lei Trabalhista e o Controle de Jornada – Art. 62 CLT
Reforma Trabalhista – Lei Nº 13.467, de 13 de Julho de 2017 – Planalto
Portaria nº 373/11 do MTE
Lei da Liberdade Econômica – Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019 – Planalto

 

3 super dicas para aumentar a produtividade da sua equipe externa

Não importa o quão eficiente sua equipe seja. Há sempre maneiras de ajudar a torná-la ainda mais produtiva. Veja abaixo algumas dicas:


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Produtividade de equipe externa

1) Otimização do tempo

O dia tem 24 horas para todos. Mas como você executa suas tarefas ao longo destas horas, é que faz toda a diferença.

Otimizar o tempo significa fazer mais tarefas, em menos tempo, com mais eficiência.

Parece impossível? Não se preocupe. Existem ferramentas que podem te ajudar.

A regra número um é começar com o planejamento. Planeje o dia, a semana, o mês, de acordo com seus objetivos.

Veja quais são as metas a cumprir e foque nas prioridades. Distribua as tarefas para sua equipe externa, de preferência usando critérios de localização dos atendimentos e o perfil de cada colaborador.

Para isso, você pode usar o recurso de Categorização do Veritime. Com ele é possível criar categorias para os atendimentos (ex.: prospecção, instalação, entre outras – você pode criar quantas quiser), bem como de seus colaboradores. Além de lhe ajudar a distribuir as tarefas de forma eficiente, este recurso será muito útil na hora de filtrar seu histórico de atendimentos e gerar relatórios.

O Veritime te ajuda também a organizar seu tempo, oferecendo ferramentas para você planejar e monitorar seus atendimentos. Como a função Agenda de Atendimentos, onde você terá um panorama geral das marcações dos atendimentos. Esta visão de tempo de ocupação da sua equipe vai facilitar a sua tomada de decisão.

Por exemplo, você poderá agendar atendimentos recorrentes, encaminhar um atendimento de emergência para um colaborador que esteja mais próximo ao local do chamado, evitando o deslocamento de outro colaborador. Economia de tempo e recursos: mais pontos para a produtividade!

E por fim, uma dica de outro para gestão de equipe externa: estimule seus colaboradores a se concentrarem em uma tarefa de cada vez e a evitarem distrações.

Realizar várias tarefas simultaneamente pode resultar em perda de tempo e produtividade, além de comprometer resultados.

2)  Comunicação eficaz

Já deixou de fazer um atendimento porque houve uma falha de comunicação na sua empresa? Ou teve que refazer um serviço?

Quando se lida com uma equipe externa, falhas de comunicação são muito comuns e podem trazer graves problemas às empresas, comprometendo a sua produtividade.

São duas as principais razões para as falhas de comunicação:

  • Falta de processos internos: a informação não está padronizada e acessível.
  • Falta de feedback: o gestor não confirma se o que ele quis passar foi interpretado de forma correta.

Fique atento se o problema é recorrente em sua empresa. Tome cuidado para que não evolua e se torne irreversível.

Uma dica é fazer reuniões frequentes com sua equipe. Diálogo aberto e espaço para sugestões.

Outra dica é usar o Veritime para facilitar os processos de atendimento e evitar falhas de comunicação.

Por exemplo, com a funcionalidade FAQ, você poderá disponibilizar informações para seu colaborador ou seu cliente consultar na hora do atendimento, tais como manuais, fotos, referências.

Há também a área exclusiva para seu cliente solicitar atendimentos. Um espaço de interação para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados, consultar histórico e relatórios de seus atendimentos. Ou quem sabe, resolver o atendimento por ali mesmo, sem precisar enviar um colaborador ao local.

Já pensou como seu dia vai ser mais produtivo com tudo isso?

3)  Organização e controle

Você sabe exatamente onde está sua equipe externa agora? Você sabe se as tarefas já foram finalizadas ou se estão atrasadas?

Essas são as principais dúvidas dos gestores de equipes externas.

Para ter realmente certeza se sua equipe externa é produtiva, é preciso ter organização e controle.

Ainda bem que existe a tecnologia para facilitar a sua vida.

O Veritime é uma poderosa ferramenta para te ajudar com:

  • Geolocalização da sua equipe externa
  • Controle de jornadas de trabalho
  • Gerenciamento de atendimentos
  • Gestão das informações
  • Manter histórico organizado de atendimentos e relatórios

Com o Veritime, você poderá avaliar a pontualidade dos atendimentos, a quantidade e duração das visitas, se o check-in efetivamente ocorreu no cliente, entre outros.

E mais: poderá monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos usando o Indicador de Prazo de SLA do Veritime.

O histórico de todos os atendimentos fica registrado e organizado em relatórios com as informações facilmente acessíveis com os sistemas de buscas avançados. São informações precisas para lhe ajudar a tomar as melhores decisões.

As informações dos atendimentos ficam disponíveis em 2 formatos. Um relatório gerencial com informações detalhadas da execução e outro relatório mais simplificado, que além de ficar disponível na área do cliente, pode ser enviado para em PDF, Excel e link para acesso online.

Agora, consciente dos pontos fortes e fracos em sua equipe externa, você poderá realizar os ajustes necessários para maximizar a produtividade dos seus funcionários.

Precisa aumentar a produtividade da sua equipe externa? Experimente o Veritime.

 

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Controle a Jornada de Trabalho da sua Equipe Externa – Portaria 373 do MTE

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O mundo está cada vez mais conectado. Empresas e funcionários sincronizados pela tecnologia. Tantas inovações também provocam mudanças na legislação trabalhista, que no final, acabam beneficiando principalmente empresas e colaboradores externos. Ainda bem.

Conheça a Portaria 373

A Portaria 373, sancionada pelo Ministério do Trabalho em 25 de fevereiro de 2011 é um reflexo das transformações tecnológicas. Ela passa a permitir que empresas adotem sistemas mais modernos para a gestão e controle do horário de trabalho dos colaboradores, desde que acordadas via convenção ou acordo coletivo entre empresa e sindicato. Ou seja: passou a ser possível utilizar outras formas de controle dos funcionários que não as tradicionais como Relógios de Ponto Eletrônico (REP), por exemplo.

A lei trabalhista brasileira é muito clara: cabe ao empregador o controle de jornada de trabalho externo dos seus colaboradores.

Uma das únicas exceções ao controle de horas trabalhadas é para “empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho”, segundo o Art. 62, Inciso I, da CLT.

A Portaria 373 do MTE veio de encontro com essa necessidade de controlar a jornada de trabalho externo e passou a permitir a adoção de sistemas alternativos de controle, como por exemplo o Veritime, que se enquadra perfeitamente nas suas especificações.

A lei prevê, portanto, sistemas alternativos eletrônicos. No entanto, estes sistemas não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

É importante ressaltar que para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Qual a vantagem?

A Portaria 373 veio para auxiliar empresas na gestão das equipes externas. É bom pra todos. Se antes o colaborador externo registrava sua jornada em papéis, agora ele pode utilizar um sistema digital mais prático, moderno e seguro como o Veritime.

No aplicativo Veritime, o colaborador registra em seu celular o horário de início e de término da jornada, cumprindo os intervalos acordados em seu contrato de trabalho. Tudo dentro da regulamentação que respeita sua privacidade.

Uma vez lançadas as horas, estas não podem ser alteradas, nem pelo colaborador, nem pela empresa. É a garantia da integridade das informações, que evita riscos de perdas de dados ou até mesmo fraudes. A empresa poderá ainda, a qualquer momento, extrair relatórios com os registros realizados pelo colaborador.

O Veritime está em conformidade com a Portaria 373 e é uma excelente opção para controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores externos.

Precisa aumentar a produtividade da sua equipe externa? O Veritime  também possui outras funcionalidades tais como geolocalização, registro de check-in e check out, agenda de atendimentos e muito mais.

 

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Como você mede a produtividade da sua equipe externa? Já ouviu falar em Indicador de Prazo de SLA?

Uma forma de medir a produtividade da equipe externa e ajudar que os atendimentos sejam mais eficientes e executados em menos tempo é utilizar o Indicador de Prazo de SLA.


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SLA_veritime

O que é SLA

Já pensou em monitorar o nível de serviço acordado com o seu cliente? Com o Indicador de Prazo de SLA do Veritime isto é possível.

O SLA, Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço é um acordo entre a empresa e seu cliente em que são definidos vários quesitos contratuais referentes a entrega e responsabilidades. Engloba parâmetros de qualidade, capacidade, disponibilidade, dentre outros.

O termo SLA surgiu da área de TI (Tecnologia da Informação), mas hoje em dia pode ser aplicado por qualquer empresa que deseje estabelecer patamares mais elevados de entregas, de atendimento a prazos e de satisfação do cliente interno ou externo.

 

Benefícios do SLA para os atendimentos

Afinal, qual a vantagem de aplicar um SLA em operações de atendimento?  Com ele você poderá:

  • aumentar a produtividade da sua operação de atendimento;
  • estimular que seus operadores resolvam as demandas mais rápido;
  • aumentar a satisfação dos seus clientes;
  • entregar seu serviço com mais qualidade.

 

Como utilizar o SLA

SLA é um indicador muito importante para sua operação de atendimento.

Existem vários parâmetros, mas o principal utilizado em SLA é o cumprimento dos prazos. Tanto que isto já virou sinônimo de SLA.

É comum dizer “estamos dentro do SLA?”. Ou seja: estamos cumprindo o prazo de atendimento acordado no parâmetro “prazo” do SLA?”.

Por exemplo, a empresa pode ter como objetivo de prazo que seus atendimentos devam ser solucionados em até 24 horas. Se a empresa não tiver colaboradores para atender a estas demandas, ela terá uma baixa performance no SLA e alta insatisfação de seus clientes.

De qualquer forma, o importante é que a empresa trace seus objetivos de SLA sempre alinhando com sua estratégia e capacidade de entrega. Em seguida, deve especificar tudo em contrato com seu cliente.

 

Dicas importantes para o SLA

Lembre-se: os parâmetros do SLA devem ser objetivos, mensuráveis e atingíveis. Veja a seguir algumas dicas:

  • considere o horário de atendimento e a quantidade de colaboradores envolvidos quando estabelecer metas. É de grande risco estipular um volume de entregas superior à capacidade produtiva da empresa;
  • os acordos entre a empresa e o cliente precisam ter escopo claro e bem definido. Devem informar o que inclui e o que não inclui para evitar futuros problemas.
  • considere sempre que o SLA deve ser contínuo, mesmo em condições adversas.

 

Monitore o Prazo de SLA nos atendimentos

Considerando que os controle dos prazos para atendimentos é o parâmetro mais utilizado em SLA, o Veritime desenvolveu uma nova funcionalidade: o Indicador de Prazo de SLA.

Agora o gestor pode utilizar o SLA para monitorar os cumprimentos dos prazos dos atendimentos pela sua equipe externa.

O Indicador de Prazo de SLA do Veritime é simples de usar. Basta cadastrar previamente os indicadores, de acordo com as métricas acordadas com o seu cliente, e relacionar o SLA mais indicado no formulário de agendamento do atendimento.

Depois dos atendimentos agendados, o gestor poder monitorar se o serviço está:

  • fora do prazo;
  • ainda no prazo;
  • finalizado dentro do prazo.

E por fim, com o  Indicador de Prazo de SLA é possível exportar relatórios de resultados e enviar para seus clientes.
Quer mais produtividade na sua empresa? Experimente usar o SLA!

 

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Gestão da Informação para Equipe Externa

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Um colaborador externo muitas vezes não tem plena autoridade para tomar decisões finais em seus atendimentos. Ele precisa, com frequência, ter acesso à instruções e informações que o orientem de forma remota.

No entanto é muito comum ocorrerem falhas quando não existe o acesso a estas informações. Algumas consequências podem ser prejudiciais à empresa, tais como falha na execução do serviço, negligência do atendimento, desperdício de recursos e insatisfação do cliente.

Por isso, é importante garantir que as equipes externas tenham acesso remoto às informações da empresa de forma clara e objetiva — e isso pode ser facilitado com o apoio de uma ferramenta de gestão da informação.

 

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Qual o papel da gestão da informação para as empresas?

A gestão da informação é o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações; independente do formato ou meio em que se encontra.

Ela é estratégica e também, um importante fator de competitividade das empresas.

De fato, a gestão da informação permite a melhoria dos processos e é essencial para dar suporte nas tomadas de decisão da sua equipe externa.

 

Uma solução simples para a gestão de informação remota

Imagine concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e tantas outras informações úteis em um só lugar onde a equipe externa poderá ter acesso remoto.

Pensando nisso, e visando aumentar a produtividade dos atendimentos externos, o Veritime criou mais uma funcionalidade.

Trata-se do editor de FAQ (Frequently Asked Questions). Um espaço para empresa armazenar e disponibilizar as informações relevantes que vão auxiliar o atendimento remoto.

Com o editor de FAQ do Veritime é possível obter:

• Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
• Redução de revisitas e refações de serviços;
• Aumento de produtividade e eficiência;
• Integridade e veracidade da informação.

O FAQ do Veritime pode ser customizado pela empresa e ser acessado de forma exclusiva tanto pelo seu cliente quanto pelo colaborador externo.

Quando estiver fazendo um atendimento externo, o colaborador poderá acessar o FAQ diretamento no aplicativo e ter acesso à informações que facilitarão a sua tomada de decisão.

Por outro lado, o cliente pode consultar o FAQ  na sua área exclusiva e resolver por si só algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

Saiba mais sobre o editor de FAQ do Veritime.

 

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Tenha seu próprio FAQ. Crie Artigos para sua Equipe Externa e Clientes

Uma solução para armazenar e disponibilizar suas informações relevantes nos atendimentos remotos.


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Seu colaborador está realizando um atendimento externo e surge uma dúvida. O que ele faz? Toma a decisão sozinho, correndo o risco de não ser a correta?

Esta situação é muito comum e pode acabar resultando em falhas graves.

Pensando nisso, o Veritime criou mais uma funcionalidade: o editor de FAQ (Frequently Asked Questions).

Com ele será possível concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e outras informações úteis em um só lugar para sua equipe externa ou o seu cliente acessarem remotamente.

Como funciona

Totalmente customizável, você é quem organiza o conteúdo!

Primeiramente, você cria uma ou mais categorias.

Em seguida, insere seus artigos relacionados à estas categorias. Neles você pode colocar textos, imagens, links e ainda pode editar as informações sempre que desejar.

E mais: em todo conteúdo você determina quem terá acesso às informações de forma exclusiva. Basta assinalar quem poderá visualizá-los: seus colaboradores, seus clientes ou ambos.

Seu colaborador poderá acessar pelo aplicativo (app) ou pelo sistema web. Já seu cliente poderá acessar via página no Painel do Cliente.

Vantagens do editor de FAQ

A empresa só tem a ganhar ao utilizar o seu próprio FAQ no Veritime:

  • Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
  • Redução de revisitas e refações de serviços;
  • Aumento de produtividade e eficiência;
  • Integridade e veracidade da informação.

Acesso remoto eficiente às informações relevantes

Essa nova funcionalidade do Veritime é um excelente apoio à gestão da informação da sua empresa.

O FAQ é útil tanto para seu colaborador, quanto para seu cliente. Você que decide para quem vai disponibilizar as informações relevantes .

Para o colaborador, o FAQ é um facilitador nas tomadas de decisão nos atendimentos externos.

Para seu cliente, o FAQ pode resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

 

Experimente! O FAQ já está disponível para todos os usuários do Veritime.
Qualquer dúvida é só entrar em contato.

Posso Rastrear meu Funcionário Externo? Veja o que diz a Lei Brasileira

Equipe Veritime 48 Comentários

Ao contrário do controle de jornada do trabalho externo, ainda não existem leis específicas sobre a possibilidade de rastrear funcionários por GPS.

Mas isso não significa que você pode monitorar um empregado com programas espiões, por exemplo.

Em casos como este, onde até o momento não há leis específicas, jurisprudências, súmulas e até mesmo a legislação civil podem ser aplicadas.

monitoramento funcionario externo pelo gps do celular

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