3 super dicas para aumentar a produtividade da sua equipe externa

Não importa o quão eficiente sua equipe seja. Há sempre maneiras de ajudar a torná-la ainda mais produtiva. Veja abaixo algumas dicas:


1) Otimização do tempo

O dia tem 24 horas para todos. Mas como você executa suas tarefas ao longo destas horas, é que faz toda a diferença.

Otimizar o tempo significa fazer mais tarefas, em menos tempo, com mais eficiência.

Parece impossível? Não se preocupe. Existem ferramentas que podem te ajudar.

A regra número um é começar com o planejamento. Planeje o dia, a semana, o mês, de acordo com seus objetivos.

Veja quais são as metas a cumprir e foque nas prioridades. Distribua as tarefas para sua equipe externa, de preferência usando critérios de localização dos atendimentos e o perfil de cada colaborador.

Para isso, você pode usar o recurso de Categorização do Veritime. Com ele é possível criar categorias para os atendimentos (ex.: prospecção, instalação, entre outras – você pode criar quantas quiser), bem como de seus colaboradores. Além de lhe ajudar a distribuir as tarefas de forma eficiente, este recurso será muito útil na hora de filtrar seu histórico de atendimentos e gerar relatórios.

O Veritime te ajuda também a organizar seu tempo. Com a função Agenda de Atendimentos, você terá um panorama geral das marcações dos atendimentos. Esta visão de tempo de ocupação da sua equipe vai facilitar a sua tomada de decisão.

Por exemplo, você poderá encaminhar um atendimento de emergência para um colaborador que esteja mais próximo ao local do chamado, evitando o deslocamento de outro colaborador. Economia de tempo e recursos: mais pontos para a produtividade!

E por fim, uma dica de ouro para otimizar seu tempo: concentre-se em uma tarefa de cada vez e evite distrações.

E-mails, redes sociais, questões pessoais. Reserve um intervalo do dia só para isto.

Realizar várias tarefas simultaneamente pode resultar em perda de tempo e produtividade, além de comprometer resultados.

2)  Comunicação eficaz

Já deixou de fazer um atendimento porque houve uma falha de comunicação na sua empresa? Ou teve que refazer um serviço?

Quando se lida com uma equipe externa, falhas de comunicação são muito comuns e podem trazer graves problemas às empresas, comprometendo a sua produtividade.

São duas as principais razões para as falhas de comunicação:

  • Falta de processos internos: a informação não está padronizada e acessível.
  • Falta de feedback: o gestor não confirma se o que ele quis passar foi interpretado de forma correta.

Fique atento se o problema é recorrente em sua empresa. Tome cuidado para que não evolua e se torne irreversível.

Uma dica é fazer reuniões frequentes com sua equipe. Diálogo aberto, espaço para sugestões.

Outra dica é usar o Veritime para facilitar os processos de atendimento e evitar falhas de comunicação.

Por exemplo, com a funcionalidade FAQ, você poderá disponibilizar informações para seu colaborador ou seu cliente consultar na hora do atendimento, tais como manuais, fotos, referências.

Há também a área exclusiva para seu cliente solicitar atendimentos. Um espaço de interação para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados. Ou quem sabe, resolver o atendimento por ali mesmo, sem precisar enviar um colaborador ao local.

Já pensou como seu dia vai ser mais produtivo com tudo isso?

3)  Organização e controle

Você sabe exatamente onde está sua equipe externa agora? Você sabe se as tarefas já foram finalizadas ou se estão atrasadas?

Essas são as principais dúvidas dos gestores de equipes externas.

Para ter realmente certeza se sua equipe externa é produtiva, é preciso ter organização e controle.

Ainda bem que existe a tecnologia para facilitar a sua vida.

O Veritime é uma poderosa ferramenta para te ajudar com:

  • Geolocalização da sua equipe
  • Controle de jornadas de trabalho
  • Gerenciamento de atendimentos
  • Gestão das informações

Com o Veritime, você poderá avaliar a pontualidade dos atendimentos, a quantidade e duração das visitas, se o check-in efetivamente ocorreu no cliente, entre outros.

E mais: poderá monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos usando o Indicador de Prazo de SLA do Veritime.

O histórico de todos os atendimentos fica registrado e organizado. Você poderá gerar relatórios completos em PDF ou Excel ou filtrar os resultados que achar relevantes, quando quiser.

São informações precisas para lhe ajudar a tomar as melhores decisões.

Agora, consciente dos pontos fortes e fracos em sua equipe externa, você poderá realizar os ajustes necessários para maximizar a produtividade dos seus funcionários.

 

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Controle a Jornada de Trabalho da sua Equipe Externa – Portaria 373

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O mundo está cada vez mais conectado. Empresas e funcionários sincronizados pela tecnologia. Tantas inovações também provocam mudanças na legislação trabalhista, que no final, acabam beneficiando principalmente empresas e colaboradores externos. Ainda bem.

Conheça a Portaria 373

A Portaria 373, sancionada pelo Ministério do Trabalho em 25 de fevereiro de 2011 é um reflexo das transformações tecnológicas. Ela passa a permitir que empresas adotem sistemas mais modernos para a gestão e controle do horário de trabalho dos colaboradores, desde que acordadas via convenção ou acordo coletivo entre empresa e sindicato. Ou seja: passou a ser possível utilizar outras formas de controle dos funcionários que não as tradicionais como Relógios de Ponto Eletrônico (REP), por exemplo.

A lei prevê, portanto, sistemas alternativos eletrônicos. No entanto, estes sistemas não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

É importante ressaltar que para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Qual a vantagem?

A Portaria 373 veio para auxiliar empresas e equipes externas. É bom pra todos. Se antes o colaborador externo registrava sua jornada em papéis, agora ele pode utilizar um sistema digital mais prático, moderno e seguro como o Veritime.

No aplicativo Veritime, o colaborador registra em seu celular o horário de início e de término da jornada, cumprindo os intervalos acordados em seu contrato de trabalho. Tudo dentro da regulamentação que respeita sua privacidade.

Uma vez lançadas as horas, estas não podem ser alteradas, nem pelo colaborador, nem pela empresa. É a garantia da integridade das informações, que evita riscos de perdas de dados ou até mesmo fraudes. A empresa poderá ainda, a qualquer momento, extrair relatórios com os registros realizados pelo colaborador.

O Veritime está em conformidade com a Portaria 373 e é uma excelente opção para controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores remotos.

Precisa aumentar a produtividade da sua equipe externa? O Veritime  também possui outras funcionalidades tais como geolocalização, registro de check-in e check out, agenda de atendimentos e muito mais.

 

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Como você mede a produtividade da sua equipe?

Uma forma de medir a produtividade e ajudar que os atendimentos sejam mais eficientes e executados em menos tempo é utilizar o SLA.



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O que é SLA

Já pensou em monitorar o nível de serviço acordado com o seu cliente? Com o SLA isto é possível.

O SLA, Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço é um acordo entre a empresa e seu cliente em que são definidos vários quesitos contratuais referentes a entrega e responsabilidades. Engloba parâmetros de qualidade, capacidade, disponibilidade, dentre outros.

O termo SLA surgiu da área de TI (Tecnologia da Informação), mas hoje em dia pode ser aplicado por qualquer empresa que deseje estabelecer patamares mais elevados de entregas, de atendimento a prazos e de satisfação do cliente interno ou externo.

 

Benefícios do SLA para os atendimentos

Afinal, qual a vantagem de aplicar um SLA em operações de atendimento?  Com ele você poderá:

  • aumentar a produtividade da sua operação de atendimento;
  • estimular que seus operadores resolvam as demandas mais rápido;
  • aumentar a satisfação dos seus clientes;
  • entregar seu serviço com mais qualidade.

 

Como utilizar o SLA

SLA é um indicador muito importante para sua operação de atendimento.

Existem vários parâmetros, mas o principal utilizado em SLA é o cumprimento dos prazos. Tanto que isto já virou sinônimo de SLA.

É comum dizer “estamos dentro do SLA?”. Ou seja: estamos cumprindo o prazo de atendimento acordado no parâmetro “prazo” do SLA?”.

Por exemplo, a empresa pode ter como objetivo de prazo que seus atendimentos devam ser solucionados em até 24 horas. Se a empresa não tiver colaboradores para atender a estas demandas, ela terá uma baixa performance no SLA e alta insatisfação de seus clientes.

De qualquer forma, o importante é que a empresa trace seus objetivos de SLA sempre alinhando com sua estratégia e capacidade de entrega. Em seguida, deve especificar tudo em contrato com seu cliente.

 

Dicas importantes para o SLA

Lembre-se: os parâmetros do SLA devem ser objetivos, mensuráveis e atingíveis. Veja a seguir algumas dicas:

  • considere o horário de atendimento e a quantidade de colaboradores envolvidos quando estabelecer metas. É de grande risco estipular um volume de entregas superior à capacidade produtiva da empresa;
  • os acordos entre a empresa e o cliente precisam ter escopo claro e bem definido. Devem informar o que inclui e o que não inclui para evitar futuros problemas.
  • considere sempre que o SLA dever ser contínuo, mesmo em condições adversas.

 

Monitore o SLA nos atendimentos

Considerando que os controle dos prazos para atendimentos é o parâmetro mais utilizado em SLA, o Veritime desenvolveu uma nova funcionalidade: o Indicador de Prazo de SLA.

Agora, pelo aplicativo, o gestor pode utilizar o SLA para monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos.

Simples de usar, o Indicador de Prazo de SLA do Veritime permite que o gestor visualize o status do atendimento de acordo com os parâmetros que ele estabelecer. Ou seja: ele pode inserir as métricas acordadas com seu cliente.

Depois de cadastrar cada atendimento, o gestor poder monitorar se o serviço está:

  • fora do prazo;
  • ainda no prazo;
  • finalizado dentro do prazo.

E por fim, com o  Indicador de Prazo de SLA é possível exportar relatórios de resultados e enviar para seus clientes.
Quer mais produtividade na sua empresa? Experimente usar o SLA!

 

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Gestão da Informação para Equipe Externa

Um colaborador externo muitas vezes não tem plena autoridade para tomar decisões finais em seus atendimentos. Ele precisa, com frequência, ter acesso à instruções e informações que o orientem de forma remota.

No entanto é muito comum ocorrerem falhas quando não existe o acesso a estas informações. Algumas consequências podem ser prejudiciais à empresa, tais como falha na execução do serviço, negligência do atendimento, desperdício de recursos e insatisfação do cliente.

Por isso, é importante garantir que as equipes externas tenham acesso remoto às informações da empresa de forma clara e objetiva — e isso pode ser facilitado com o apoio de uma ferramenta de gestão da informação.

 

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Qual o papel da gestão da informação para as empresas?

A gestão da informação é o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações; independente do formato ou meio em que se encontra.

Ela é estratégica e também, um importante fator de competitividade das empresas.

De fato, a gestão da informação permite a melhoria dos processos e é essencial para dar suporte nas tomadas de decisão da sua equipe externa.

 

Uma solução para a gestão de informação remota

Imagine concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e tantas outras informações úteis em um só lugar onde a equipe externa poderá ter acesso remoto.

Pensando nisso, e visando aumentar a produtividade dos atendimentos externos, o Veritime criou mais uma funcionalidade.

Trata-se do editor de FAQ (Frequently Asked Questions). Um espaço para empresa armazenar e disponibilizar as informações relevantes que vão auxiliar o atendimento remoto.

Com o editor de FAQ do Veritime é possível obter:

• Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
• Redução de revisitas e refações de serviços;
• Aumento de produtividade e eficiência;
• Integridade e veracidade da informação.

O FAQ do Veritime pode ser customizado pela empresa e ser acessado de forma exclusiva tanto pelo seu cliente quanto pelo colaborador externo.

Quando estiver fazendo um atendimento externo, o colaborador poderá acessar remotamente o FAQ e ter acesso à informações que facilitarão a sua tomada de decisão.

Por outro lado, o cliente pode consultar o FAQ pelo aplicativo e resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

Saiba mais sobre o editor de FAQ do Veritime.

 

Gostou? Quer mais produtividade para sua empresa?

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Nova funcionalidade: crie seu próprio FAQ

Uma solução para armazenar e disponibilizar suas informações relevantes nos atendimentos remotos.


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Seu colaborador está realizando um atendimento externo e surge uma dúvida. O que ele faz? Toma a decisão sozinho, correndo o risco de não ser a correta?

Esta situação é muito comum e pode acabar resultando em falhas graves.

Pensando nisso, o Veritime criou mais uma funcionalidade: o editor de FAQ (Frequently Asked Questions).

Com ele será possível concentrar instruções de uso, imagens, dicas de manutenção e outras informações úteis em um só lugar para sua equipe externa ou o seu cliente acessarem remotamente.

Como funciona

Totalmente customizável, você é quem organiza o conteúdo!

Primeiramente, você cria uma ou mais categorias.

Em seguida, insere seus artigos relacionados à estas categorias. Neles você pode colocar textos, imagens, links e ainda pode editar as informações sempre que desejar.

E mais: em todo conteúdo você determina quem terá acesso às informações de forma exclusiva. Basta assinalar quem poderá visualizá-los: seus colaboradores, seus clientes ou ambos.

Seu colaborador poderá acessar pelo aplicativo (app) ou pelo sistema web. Já seu cliente poderá acessar via página  no Painel do Cliente.

Vantagens do editor de FAQ

A empresa só tem a ganhar ao utilizar o seu próprio FAQ no Veritime:

  • Autonomia e segurança do seu colaborador para o atendimento;
  • Redução de revisitas e refações de serviços;
  • Aumento de produtividade e eficiência;
  • Integridade e veracidade da informação.

Acesso remoto eficiente às informações relevantes

Essa nova funcionalidade do Veritime é um excelente apoio à gestão da informação da sua empresa.

O FAQ é útil tanto para seu colaborador, quanto para seu cliente. Você que decide para quem vai disponibilizar as informações relevantes .

Para o colaborador, o FAQ é um facilitador nas tomadas de decisão nos atendimentos externos.

Para seu cliente, o FAQ pode resolver algumas questões que evitarão a abertura de um chamado por vezes desnecessário.

Isso poupa tempo, deslocamento do colaborador e outros custos de atendimento.

 

Experimente! O FAQ já está disponível para todos os usuários do Veritime.
Qualquer dúvida é só entrar em contato.

O Impacto da Reforma Trabalhista para a Equipe Externa

Falta pouco para começar a valer a reforma que vai impactar milhões de trabalhadores, inclusive as equipes externas.  

A partir de 11/11/2017  entra em vigor a Lei 13.467/2017 que altera a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

A reforma modifica mais de 100 pontos da legislação trabalhista, tais como a divisão de férias e a extensão da jornada, além de implantar novas modalidades, como o trabalho remoto. Ela é polêmica em alguns pontos, mais moderna em outros. Mas em uma questão todo mundo concorda:  é preciso conhecer bem as mudanças e se adaptar a elas.

Veja abaixo as principais alterações que podem impactar as equipes externas.

 

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Extensão da jornada diária

Agora, com a nova lei, a jornada de trabalho poderá ser de até 12 horas com 36 horas ininterruptas de descanso, mas sempre respeitando o limite de 44 horas semanais (ou 48 horas, com as horas extras) e 220 horas mensais.  Devem também ser respeitados ou indenizados os intervalos para repouso e alimentação.

Vale lembrar que tudo isso deve ser pactuado entre o funcionário e o empregador por meio de acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Falando em horas extras…  A nova lei deixa claro que não serão consideradas horas extras o tempo que o empregado, por escolha própria, adentrar ou permanecer nas dependências da empresa para exercer atividades particulares, tais como: práticas religiosas; descanso; lazer; estudo; alimentação; atividades de relacionamento social; higiene pessoal; troca de roupa ou uniforme, quando não houver obrigatoriedade de realizar a troca na empresa; entre outras.

 

Negociação do intervalo de descanso

Com a nova regra, o intervalo dentro da jornada de trabalho poderá ser negociado, mas tem que ter no mínimo 30 minutos.  

Mas, atenção! Se o empregador não conceder intervalo mínimo para almoço ou concedê-lo parcialmente, a indenização será de 50% do valor da hora normal de trabalho apenas sobre o tempo não concedido em vez de todo o tempo de intervalo devido.

 

Jornada x deslocamento

Outra grande mudança é com relação as chamadas horas “in itinere”.

As horas “in itinere” são aquelas que se caracterizam no trajeto do empregado quando se desloca de sua residência ao trabalho e vice e versa.

Antes da reforma, essas horas poderiam ser contabilizadas como jornada de trabalho em determinadas situações, tais como a empresa se situar em local de difícil acesso ou não haver transporte público.

Agora, com a nova lei, ficou que determinado que as chamadas horas “in itinere” deixam de existir, pois o tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não configurar tempo à disposição do empregador.

 

E como isso pode impactar a equipe externa?

Mais do que nunca é preciso estar atento a como registrar a  jornada de trabalho do seu colaborador externo corretamente e com segurança.

Para isso, use a tecnologia a seu favor. O Veritime, o aplicativo para gestão de equipe externa, pode te ajudar.

Ele possui a função Jornada de Trabalho, uma forma fácil de controlar as horas trabalhadas por cada colaborador.

Você vai poder monitorar os funcionários apenas em horários pré-determinados e totalmente customizáveis.

O sistema de horas é flexível – você pode cadastrar jornadas personalizadas para cada categoria de funcionário, incluindo intervalos para almoço e outras pausas, tudo conforme a nova legislação trabalhista.

E se você trabalha com mão-de-obra alocada, o Veritime possui também uma função simples que vai facilitar muito o gerenciamento dos seus empregados.

O Veritime tem também diversas funções que vão aumentar a produtividade da sua empresa.

Quer saber mais sobre gerenciamento de equipes externas?

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Posso Rastrear meu Funcionário Externo? Veja o que diz a Lei Brasileira

Ao contrário do controle de jornada do trabalho externo, ainda não existem leis específicas sobre a possibilidade de rastrear funcionários por GPS.

Mas isso não significa que você pode monitorar um empregado com programas espiões, por exemplo.

Em casos como este, onde não há leis específicas, jurisprudências, súmulas e até mesmo a legislação civil podem ser aplicadas.

Rastrear Funcionários por GPS com o Veritime

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O “problema marshmallow” como termômetro de produtividade

O “problema marshmallow”, apresentado por Tom Wujec, é um exercício no qual várias equipes competem para criar a estrutura mais alta possível com fita adesiva, macarrão e marshmallow.

Assim, avalia-se a produtividade e a eficiência de uma equipe. Diversos fatores – internos e externos – podem influenciar esses atributos.

Uma ferramenta de gestão de equipes externas, nesse caso, pode ser uma forma de mensurar esses fatores. Do tempo de locomoção ao feedback do cliente, aplicativos como o Veritime oferecem maior controle sobre as suas operações e as equipes externas.

Então, quer se inspirar e deixar sua equipe externa mais produtiva? Veja o vídeo abaixo.

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Gerenciador de Equipes Externas: 4 razões para Supervisores usarem o Veritime

Faltas, atrasos, ineficiência, muitas coisas para organizar…  Sem um gerenciador de equipes externas, o cargo de supervisor pode ser um trabalho árduo e estressante.

Experimente o Gerenciador De Equipes Externas Veritime 30 Dias Grátis

Mas é justamente para deixar esse trabalho mais organizado, eficiente e preciso que existe o Veritime, uma poderosa ferramenta que usa a tecnologia GPS para coordenar colaboradores que exercem atividades na rua.

Conheça aqui quatro benefícios da nossa ferramenta para o gestor ou supervisor de equipes externas.

(mais…)

Colaborador Externo – A Lei Trabalhista e o Controle de Jornada

A lei trabalhista brasileira é muito clara: cabe ao empregador o controle de jornada de trabalho externo dos seus colaboradores.

Uma das únicas exceções à regra na legislação é para “empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho”, segundo o Art. 62, Inciso I, da CLT.

O que isso quer dizer?

A palavra-chave no artigo 62 é incompatível.

Quando a lei foi escrita, ainda nos anos 1940, não havia tecnologia de comunicação direta com vendedores pracistas e viajantes. Com um empregado longe de qualquer contato, fazia sentido isentar as empresas do controle de jornada de trabalho externo.

Porém, em 1994 o artigo 62 foi reescrito e a palavra “incompatível” foi inserida, já prevendo o avanço tecnológico. A decisão se mostrou acertada.

Com os recursos disponíveis hoje, como smartphones, rede de dados e GPS, é cada vez mais raro o funcionário estar totalmente incomunicável, como ficava no século passado.

Daí a Justiça do Trabalho tende a considerar diversos tipo de registro deixados pelo colaborador como possibilidade de controle de horas.

Veritime: Controle de Jornada de Trabalho Externo

Ônus da prova é sempre do empregador

Imagine um vendedor externo, que passa a semana toda na rua visitando clientes.

Ele raramente vai à sede da empresa, mas durante o dia recebe telefonemas da empresa, envia e-mails, lança as vendas no sistema e fala com o gestor pelo WhatsApp.

Todas essas interações digitais geram registros do horário em que ocorreram. Logo, servem como prova de que o funcionário estava trabalhando naquela hora e seriam interpretadas por um juiz como possibilidade de controle da jornada.

Registros offline também contam, como o trajeto no GPS do automóvel ou se ele passa na empresa no fim do expediente para deixar o mostruário, por exemplo.

Trocando em miúdos: se o empregado entra na justiça, e a empresa alegar que a atividade é incompatível com a fixação de horário de trabalho, ela precisa provar a impossibilidade total de monitorar os horários de trabalho externo.

Como se adequar à lei brasileira?

Para satisfazer a legislação trabalhista, qualquer meio de controle basta. A soluções mais barata é uma planilha, onde o próprio funcionário anota suas horas e entrega semanalmente a seu gestor.

Esse método pode dar alguma segurança jurídica a longo prazo, porém, tem seus riscos: a planilha pode ser perdida ou rasurada, e o gestor ainda terá que vigiar de perto se o funcionário está preenchendo seus horários, pois a responsabilidade sempre recai sobre a empresa.

A solução mais eficiente para o controle de jornada de trabalho externo? O Veritime, pois além do monitoramento do funcionário por GPS, também inclui um robusto sistema para organizar atendimentos e visitas a clientes.

Todos os dados de jornada ficam salvos na nuvem, e podem ser consultados sempre que necessário. Além disso, é possível imprimir uma planilha de horas de trabalho consolidada, para ser assinada pelo funcionário. Mais segurança para a empresa e para o colaborador.

Já o último recurso seria cortar toda e qualquer comunicação com funcionário, para garantir que ele se enquadre na exceção definida pelo artigo 62.

Mas nesse caso, o gestor não poderia fazer nenhuma cobrança relativa a horários, o que além de reduzir a produtividade, pode não ser suficiente para evitar processos.

Créditos da Imagem: Flickr/fatimehnadimi

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Fontes:
Trabalho Externo e o Controle de Jornadas, Zucolotto
Hora Extras em Trabalho Externo, TRT 4º Região – RS
Trabalhadores Externos e o Controle de Jornada, Lira & Associados