1) Otimização do tempo
O dia tem 24 horas para todos. Mas como você executa suas tarefas ao longo destas horas, é que faz toda a diferença.
Otimizar o tempo significa fazer mais tarefas, em menos tempo, com mais eficiência.
Parece impossÃvel? Não se preocupe. Existem ferramentas que podem te ajudar.
A regra número um é começar com o planejamento. Planeje o dia, a semana, o mês, de acordo com seus objetivos.
Veja quais são as metas a cumprir e foque nas prioridades. Distribua as tarefas para sua equipe externa, de preferência usando critérios de localização dos atendimentos e o perfil de cada colaborador.
Para isso, você pode usar o recurso de Categorização do Veritime. Com ele é possÃvel criar categorias para os atendimentos (ex.: prospecção, instalação, entre outras – você pode criar quantas quiser), bem como de seus colaboradores. Além de lhe ajudar a distribuir as tarefas de forma eficiente, este recurso será muito útil na hora de filtrar seu histórico de atendimentos e gerar relatórios.
O Veritime te ajuda também a organizar seu tempo, oferecendo ferramentas para você planejar e monitorar seus atendimentos. Como a função Agenda de Atendimentos, onde você terá um panorama geral das marcações dos atendimentos. Esta visão de tempo de ocupação da sua equipe vai facilitar a sua tomada de decisão.
Por exemplo, você poderá agendar atendimentos recorrentes, encaminhar um atendimento de emergência para um colaborador que esteja mais próximo ao local do chamado, evitando o deslocamento de outro colaborador. Economia de tempo e recursos: mais pontos para a produtividade!
E por fim, uma dica de outro para gestão de equipe externa: estimule seus colaboradores a se concentrarem em uma tarefa de cada vez e a evitarem distrações.
Realizar várias tarefas simultaneamente pode resultar em perda de tempo e produtividade, além de comprometer resultados.
2) Comunicação eficaz
Já deixou de fazer um atendimento porque houve uma falha de comunicação na sua empresa? Ou teve que refazer um serviço?
Quando se lida com uma equipe externa, falhas de comunicação são muito comuns e podem trazer graves problemas às empresas, comprometendo a sua produtividade.
São duas as principais razões para as falhas de comunicação:
- Falta de processos internos: a informação não está padronizada e acessÃvel.
- Falta de feedback: o gestor não confirma se o que ele quis passar foi interpretado de forma correta.
Fique atento se o problema é recorrente em sua empresa. Tome cuidado para que não evolua e se torne irreversÃvel.
Uma dica é fazer reuniões frequentes com sua equipe. Diálogo aberto e espaço para sugestões.
Outra dica é usar o Veritime para facilitar os processos de atendimento e evitar falhas de comunicação.
Por exemplo, com a funcionalidade FAQ, você poderá disponibilizar informações para seu colaborador ou seu cliente consultar na hora do atendimento, tais como manuais, fotos, referências.
Há também a área exclusiva para seu cliente solicitar atendimentos. Um espaço de interação para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados, consultar histórico e relatórios de seus atendimentos. Ou quem sabe, resolver o atendimento por ali mesmo, sem precisar enviar um colaborador ao local.
Já pensou como seu dia vai ser mais produtivo com tudo isso?
3) Organização e controle
Você sabe exatamente onde está sua equipe externa agora? Você sabe se as tarefas já foram finalizadas ou se estão atrasadas?
Essas são as principais dúvidas dos gestores de equipes externas.
Para ter realmente certeza se sua equipe externa é produtiva, é preciso ter organização e controle.
Ainda bem que existe a tecnologia para facilitar a sua vida.
O Veritime é uma poderosa ferramenta para te ajudar com:
- Geolocalização da sua equipe externa
- Controle de jornadas de trabalho
- Gerenciamento de atendimentos
- Gestão das informações
- Manter histórico organizado de atendimentos e relatórios
Com o Veritime, você poderá avaliar a pontualidade dos atendimentos, a quantidade e duração das visitas, se o check-in efetivamente ocorreu no cliente, entre outros.
E mais: poderá monitorar os cumprimentos dos prazos nos atendimentos externos ou internos usando o Indicador de Prazo de SLA do Veritime.
O histórico de todos os atendimentos fica registrado e organizado em relatórios com as informações facilmente acessÃveis com os sistemas de buscas avançados. São informações precisas para lhe ajudar a tomar as melhores decisões.
As informações dos atendimentos ficam disponÃveis em 2 formatos. Um relatório gerencial com informações detalhadas da execução e outro relatório mais simplificado, que além de ficar disponÃvel na área do cliente, pode ser enviado para em PDF, Excel e link para acesso online.
Agora, consciente dos pontos fortes e fracos em sua equipe externa, você poderá realizar os ajustes necessários para maximizar a produtividade dos seus funcionários.
Precisa aumentar a produtividade da sua equipe externa? Experimente o Veritime.
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