outubro 2023 - Dicas de Gestão de Equipe Externa

Japão e a gestão de equipes externas

No cenário empresarial, a busca incansável por eficiência é uma jornada de aprimoramento contínuo. Assim, no Japão, foi criada a metodologia dos 5S. Trata-se de uma abordagem comprovada para impulsionar produtividade e organização das empresas.

Ela foi desenvolvida e popularizada por Kaoru Ishikawa e outros especialistas japoneses em qualidade durante a década de 1950. Posteriormente, foi incorporada por empresas japonesas como parte de sua cultura de qualidade e gestão.

Esta metodologia é simples, mas poderosa. Foca na organização e na constante melhoria, ampliando a eficiência e a produtividade. O melhor: pode ser aplicada com sucesso na gestão de equipes externas. Quer saber como? Continue a leitura!

O Que São os 5S ?
Como Aplicar os 5S na Gestão de Equipes Externas?
Benefícios dos 5S na Gestão de Equipes Externas
Tecnologias para ajudar no 5S

O Que São os 5S ?

Os 5S é uma abordagem organizacional que se baseia em cinco princípios fundamentais. Cada princípio começa com a letra “S” em japonês, conforme a figura abaixo:

Metodologia 5S para Equipes Externas

Aqui está uma descrição geral de cada princípio:

Seiri (Senso de Utilização): Envolve separar itens necessários dos inúteis, reduzindo desperdício de tempo e recursos.
Seiton (Senso de Organização): Trata da arrumação eficaz dos itens essenciais, garantindo acesso rápido quando necessário.
Seiso (Senso de Limpeza): Foca na manutenção e limpeza de um ambiente de trabalho organizado.
Seiketsu (Senso de Padronização): Estabelece procedimentos e padrões claros para manter a organização.
Shitsuke (Senso de Disciplina): Envolve manter e aprimorar constantemente os padrões estabelecidos, sustentando a organização e a eficiência.

Como Aplicar os 5S na Gestão de Equipes Externas?

Agora que entendemos os princípios dos 5S, vamos explorar como esses conceitos podem ser aplicados à gestão de equipes externas:

Seiri (Senso de Utilização): Consiste em separar o necessário do supérfluo. Para colaboradores externos, implica em garantir que tenham acesso apenas aos recursos e ferramentas essenciais. Isto evita excesso de carga e assegura que estejam bem-preparados para suas tarefas.
Seiton (Senso de Organização): Trata da ordenação eficaz dos itens prioritários, de modo a proporcionar acesso rápido quando necessário. Isso é de extrema importância para equipes de campo que frequentemente trabalham em locais variados. Contribui para economizar tempo e evitar frustrações na busca por ferramentas ou informações.
Seiso (Senso de Limpeza): A manutenção adequada de equipamentos e ferramentas é crucial para serviços externos. A limpeza regular e os cuidados preventivos garantem que tudo funcione de maneira eficiente. Igualmente importante é a limpeza do local onde ocorreu o atendimento externo. Seja durante, ou após o serviço.
Seiketsu (Senso de Padronização): Estabelecer procedimentos e padrões claros é fundamental para atendimentos externos. Isso garante que todos compreendam as expectativas, incluindo clientes e colaboradores. Também assegura a consistência na execução das tarefas, evitando falhas de comunicação e retrabalhos.
Shitsuke (Senso de Disciplina): Para manter a organização e a eficiência ao longo do tempo é necessário ter disciplina. A equipe externa deve se comprometer a seguir os procedimentos e padrões estabelecidos. Ao mesmo tempo, devem constantemente aprimorar suas práticas de trabalho.

Ao aplicar os princípios dos 5S na gestão de colaboradores externos, as empresas podem otimizar a eficiência, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente. Além disso, uma equipe de campo bem-organizada é mais ágil e capaz de enfrentar desafios de forma eficaz, resultando em maior sucesso e satisfação tanto para a equipe quanto para os clientes.

Benefícios dos 5S na Gestão de Equipes Externas

A aplicação dos princípios dos 5S na gestão de equipes externas traz uma série de benefícios para as empresas, como vemos a seguir:

Aumento da produtividade: A organização e a padronização reduzem o desperdício de tempo e recursos, permitindo que a equipe se concentre nas tarefas essenciais.
Redução de erros e retrabalho: Com procedimentos padronizados e uma mentalidade de disciplina, os erros são minimizados, resultando em maior eficiência.
Melhoria da segurança: A manutenção adequada dos equipamentos e veículos ajuda a garantir a segurança da equipe externa.
Maior satisfação da equipe: Ambientes de trabalho organizados e padronizados tornam o trabalho mais agradável e eficaz, melhorando a satisfação da equipe.
Economia de recursos: A gestão eficaz dos recursos e a redução do desperdício levam a economias substanciais.

Tecnologias para ajudar no 5S

Portanto, a metodologia dos 5S contribui para uma gestão de serviços externos mais produtiva e eficaz. Para facilitar sua implementação, você pode contar com tecnologia, como por exemplo, o sistema para gestão de equipes externas do Veritime.

A partir de suas funcionalidades, é possível aumentar a eficiência dos serviços externos.

Por exemplo, com a agenda você pode programar e visualizar rapidamente os status dos atendimentos. Com Seu FAQ é possível padronizar as informações.

Com os relatórios gerenciais, você tem acesso ao histórico de cada atendimento. Pode saber com precisão as horas trabalhadas e se foram executadas dentro do prazo.

Já com o mapa de atendimentos, é possível visualizar em tempo real onde está sua equipe externa.

Estas e outras funcionalidades do Veritime ajudam na organização do tempo, otimização dos recursos e padronização dos processos, que são essenciais na filosofia 5S.

Precisa aumentar a produtividade da sua equipe externa? Experimente o Veritime.

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Imagem: Freepik

Saiba como melhorar o atendimento externo nos momentos críticos

No mundo dos negócios, a primeira impressão muitas vezes é a que fica. Quando se trata de serviços externos, essa impressão se forma durante o que é chamado de “hora da verdade”.

Esse é o momento em que um técnico ou prestador de serviços está no local do cliente, e é um ponto crucial em qualquer atendimento externo. Neste artigo, vamos explicar a importância da hora da verdade e como as empresas podem aproveitar ao máximo essa oportunidade para criar conexões e fidelizar clientes.

O que é a Hora da Verdade?

A “hora da verdade” é um conceito essencial no marketing de serviços que descreve o momento em que o cliente entra em contato direto com o serviço ou o técnico responsável.

É o ponto de encontro entre as expectativas do cliente e a experiência real. Esse momento crítico ocorre durante o atendimento externo, quando um técnico está no local para solucionar um problema ou prestar um serviço.

Por que a Hora da Verdade é importante?

A hora da verdade é importante por várias razões:

Primeira Impressão: Como mencionado anteriormente, a primeira impressão é crucial. O cliente avalia não apenas o serviço técnico, mas também a empresa como um todo, com base na experiência do técnico durante o atendimento externo.
Construção de Confiança: A confiança é um dos pilares do marketing de serviços. Durante a hora da verdade, os clientes avaliam se podem confiar na empresa e no técnico para resolver seus problemas de maneira eficaz e satisfatória.
Feedback Imediato: É um momento valioso para coletar feedback imediato do cliente. Isso permite que a empresa ajuste seu serviço, caso necessário, e melhore a experiência do cliente no futuro.
Fidelização de Clientes: Uma experiência positiva durante a hora da verdade pode levar à fidelização do cliente. Clientes satisfeitos são mais propensos a continuar a usar os serviços da empresa e a recomendá-la a outras pessoas.

O que é Essencial Durante a Hora da Verdade?

Durante a hora da verdade, vários elementos são essenciais para garantir uma experiência positiva do cliente:

Profissionalismo: O técnico deve ser profissional em todos os aspectos, desde a aparência até o comportamento. Isso inclui chegar no horário marcado, ser educado e demonstrar conhecimento e habilidade.
Comunicação Eficaz: A comunicação é fundamental. O técnico deve ouvir atentamente as preocupações do cliente, explicar o que está fazendo de maneira clara e responder a todas as perguntas.
Solução Eficiente: O objetivo é resolver o problema do cliente de maneira eficiente e eficaz. Isso requer conhecimento técnico, habilidades e acesso às ferramentas certas.
Empatia: Mostrar empatia em relação ao cliente e suas preocupações é essencial. Os clientes querem se sentir valorizados e compreendidos.
Respeito pelo Espaço do Cliente: Durante o atendimento externo, o técnico está na casa ou local de trabalho do cliente. É importante respeitar esse espaço e deixá-lo tão limpo e organizado quanto estava antes da visita.

Como Melhorar o atendimento externo na Hora da Verdade

Para melhorar o atendimento externo durante a hora da verdade, as empresas podem adotar várias estratégias:

Treinamento: Investir em treinamento técnico e de atendimento ao cliente para garantir que os técnicos estejam bem preparados para a interação com os clientes.
Feedback e Avaliação: Coletar feedback regularmente dos clientes sobre suas experiências durante a hora da verdade e usar essas informações para melhorias contínuas.
Padrões de Qualidade: Estabelecer padrões de qualidade claros para os técnicos e monitorar o desempenho em relação a esses padrões.
Automatização e Tecnologia: Utilizar tecnologia para agendar atendimentos, rastrear o progresso e facilitar a comunicação entre a empresa, o técnico e o cliente.
Personalização: Reconhecer as necessidades individuais dos clientes e personalizar o serviço sempre que possível.

Portanto…

A hora da verdade é um momento crítico na gestão dos atendimentos externos. É a oportunidade de criar uma impressão positiva, construir confiança e fidelizar clientes.

Investir em treinamento, comunicação eficaz e tecnologia pode fazer uma grande diferença na forma como os clientes percebem uma empresa e seus serviços.

Um sistema de gestão de equipes externas como o Veritime pode te ajudar na hora da verdade. Ao organizar os horários e saber a duração dos atendimentos, será possível atender com mais pontualidade.

Além disso, é possível ter uma comunicação eficaz com o seu cliente, na área exclusiva para ele solicitar atendimentos. É um espaço para trocar informações, esclarecer dúvidas, abrir chamados, consultar histórico e relatórios de seus atendimentos.

Outra funcionalidade do Veritime importante para a hora da verdade é o Seu FAQ, que permite armazenar e disponibilizar informações relevantes para sua equipe e clientes.

Se sua empresa deseja passar mais profissionalismo e prosperar no mercado competitivo, é necessário reconhecer a importância da hora da verdade e usar todas as ferramentas a seu favor.